Делопроизводство правильно оформить приказ



Делопроизводство и документооборот
на предприятии

Составление и оформление приказов

Приказ - основной распорядительный документ, чаще всего встречающийся в практике управления. Приказы издаются руководителем организации, действующим на основе единоначалия, т.е. подписать приказ вправе только первое лицо организации или лицо, исполняющее его обязанности, если это оформлено в установленном порядке. Приказы издаются по вопросам административной деятельности, требующим правового решения.

В любой организации существуют две группы приказов: приказы по основной деятельности и приказы по личному составу. Приказ по основной деятельности является нормативным документом, отражающим управленческие решения по вопросам производственно-хозяйственной деятельности, планирования, отчетности, финансирования, кредитования, реализации продукции, внешнеэкономической деятельности, совершенствования структуры и организации работы предприятия (создание, изменение масштаба деятельности, ликвидация структурного подразделения, утверждение или изменение положений, инструкций, правил, планов, структуры, назначение комиссий и т.д.).

Готовит проект приказа структурное подразделение или должностное лицо, к работе которого он будет иметь отношение или деятельность которого связана с его исполнением.

Формуляр приказа:
  • постоянные реквизиты "единого" бланка:
    • эмблема (03);
    • наименование организации (06);
    • наименование вида документа (08) (ПРИКАЗ);
  • переменные реквизиты "единого" бланка:
    • дата (09);
    • регистрационный номер (10);
    • место составления или издания документа (12);
    • заголовок (17);
    • текст (19);
    • отметка о наличии приложения (20) (См. прим. 1) ;
    • подпись (21);
    • визы (23).

Заголовок приказа (17) отвечает на вопрос «о чем?». Например:

Текст приказа состоит из констатирующей и распорядительной частей.

В констатирующей части излагают факты, соображения, т.е. основание (мотивы) издания приказа. Как правило, констатирующая часть приказа начинается со слов В целях. С целью. В соответствии с. (ссылка на нормативный документ), На основании. (ссылка на нормативный документ или на документ вышестоящей организации), В связи. и т.д. В констатирующей части приказа могут быть перечислены факты, события, послужившие основанием для его издания, дана оценка ситуации. Констатирующую часть приказа можно опустить, если распорядительная часть не нуждается в обосновании.

Прим. 1 Заполняется при необходимости.

Какими правилами должен руководствоваться заведующий детским садом при составлении и оформлении приказа?

Приказ – основной распорядительный документ, издаваемый руководителем для решения административных, хозяйственных и многих других задач образовательного учреждения.

Приказ вступает в силу с момента его подписания директором школы или заведующим детским садом, если в тексте не указано другого срока. Подписанный приказ регистрируется заведующим канцелярией (секретарем).

Приказ должен оформляться на бланке образовательного учреждения и иметь следующие обязательные реквизиты:

  1. Наименование образовательного учреждения.
  2. Наименование вида документа (приказ).
  3. Дату.
  4. Номер.
  5. Место издания.
  6. Заголовок.
  7. Текст.
  8. Подпись.

Также приказ может содержать такие реквизиты, как эмблему образовательного учреждения, наименование учредителя, визы согласования и ознакомления, отметку об исполнителе.

По содержанию и способам оформления приказы делятся на приказы по основной деятельности и приказы по личному составу.

Текст приказа по основной деятельности состоит из двух частей – констатирующей и распорядительной. В констатирующей части отражаются цели и задачи, факты и события, являющиеся причинами издания приказа, дается ссылка на документ, послуживший основанием для подготовки приказа. Констатирующая часть может начинаться словами "В целях…", "В соответствии…", "Во исполнение…". Распорядительная часть содержит предписываемые действия, фамилии ответственных должностных лиц и сроки исполнения.

Приказы могут издаваться как инициативные, так и во исполнение распорядительных документов вышестоящих организаций, органов власти и управления.

В инициативных приказах в констатирующей части излагаются цели и задачи предписываемых приказом управленческих действий, дается объяснение необходимости издания приказа.

В приказах, издаваемых во исполнение распорядительных документов вышестоящих организаций, констатирующая часть содержит наименование организации – автора, дату, номер и заголовок этого документа.

Если предписываемое действие не нуждается в разъяснении, констатирующая часть может не составляться.

Распорядительная часть отделяется от констатирующей словом "ПРИКАЗЫВАЮ", которое печатается прописными буквами с новой строки (без абзаца), после него ставится двое­точие. Распорядительная часть текста приказа, как правило, делится на пункты, которые нумеруются арабскими цифрами с точками.

Каждый пункт начинается с указания конкретного действия. Предписываемое действие формулируется в тексте приказа глаголом в неопределенной форме: осуществить, обеспечить, подготовить, разработать и т. д.

Срок исполнения приводится либо в каждом пункте приказа, либо выделяется в один обобщенный пункт для всех предписываемых действий одного приказа.

В отдельном пункте приказа называются лица, на которых возложен контроль его исполнения.

Если издаваемый документ отменяет ранее изданный приказ, в последнем пункте указывается: "Приказ от 01.09.2010 № 1 считать утратившим силу (считать недействительным)". Если приказ отменяет только один (или несколько) пунктов ранее изданного документа, то отменяются соответствующие пункты.

Проекты приказов могут согласовываться с бухгалтером учреждения (при необходимости), должностными лицами, интересы которых затрагиваются в приказе, юристом.

В текст приказа не следует включать пункт "Приказ довести до сведения. ". Должностные лица необходимо перечислить в списке лиц на ознакомление, который исполнитель готовит вместе с проектом приказа.

Приказы регистрируют по группам в пределах календарного года (1 января – 31 декабря):

  1. Приказы по основной деятельности.
  2. Приказы по личному составу (о приеме, увольнении, перемещении, поощрении, предоставлении отпуска без оплаты либо по уходу).
  3. Приказы по личному составу (о предоставлении очередного отпуска, учебного отпуска, направлении в командировку, наложении взыскания, дежурствах).
  4. Приказы по административно-хозяйственным вопросам.

Приказы по движению обучающихся и воспитанников регистрируются порядковой нумерацией в пределах учебного года (1 сентября – 31 августа). Допускается дополнять номер приказа буквенным индексом.

Весь приказ или его отдельные пункты могут иметь документы – приложения. В таком случае в соответствующих пунктах приказа делается ссылка. Когда приложение оформляется к приказу в целом, то после окончания последнего пункта, отступив 2–3 интервала, печатают слово "Приложение" (без кавычек). Отметка о наличии приложений оформляется следующим образом.

Если в тексте документа приложение упомянуто, но не названо, отметка включает наименование документа.

Если приложения сброшюрованы, количество листов можно не указывать.

Документы, которые являются приложениями к другим документам, должны быть оформлены на стандартных листах бумаги и иметь в правом верхнем углу отметку "Приложение" и сведения о наименовании, номере, дате и др. реквизитах основного документа.

При наличии нескольких приложений к одному документу на них проставляется порядковый номер – Приложение № 1, Приложение № 2 и т. д. Страницы приказа и приложений нумеруются как единый документ.

  • Государственный стандарт РФ "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. ГОСТ Р 6.30-2003", введен в действие постановлением Госстандарта РФ от 03.03.03 № 65-ст. П. 2, подп. 3.18, 3.21

Разработка урока по делопроизводству "Оформление приказа по основной деятельности". 11-й класс

Цель: Создать условия для формирования ИКТ- компетенций через выполнения заданий по оформлению приказа по основной деятельности.

Образовательная: Создать условия для формирования компетентности «Определение информации», «Доступ», «Управление» и «Создание».

  1. Формировать логическое мышление учащихся.
  2. Развивать монологическую речь учащихся.
  1. Воспитать умение работать в группе.
  2. Развивать уважение друг к другу.
  1. Организационный момент.
  2. Пояснение к заданиям.
  3. Подведение итогов.

I.Задание на определение (идентификация) информации.

1. Прочитайте текст и выполните задание, приведенное после него.

Это было в среду 25 марта 2006 года. Маша пришла на работу к своей подруге Ире. Ира по окончании школы устроилась работать в фирму «Рога и копыта» секретарем. На улице стояла весенняя погода, город Саратов был освещен ярким солнечным светом.

Но Ирину погода не радовала. Ее начальник Петров Иван Александрович дал распоряжение: издать приказ об уборке территории. А Ирина, не изучавшая делопроизводство, не знала, как правильно оформить приказ. Ее первая помощница начальница отдела кадров Отрадная Ольга Афанасьевна была в командировке. Что делать?

Но умная Маша решила помочь подруги. Она сказала: «Не горюй, у тебя ведь есть выход в Интернет, а за углом есть городская библиотека. Давай искать выход из сложившейся ситуации».

Ирина обрадовалась, и подруги взялись за дело.

  • Выпишите из текста реквизиты приказа по основной деятельности.
  • Составьте недостающие данные приказа.
  • Оформите приказ по основной деятельности.

Учащийся должен читать текст с определенной целью. Цель чтения формируется через вопросы: Сколько реквизитов необходимо для составления пирказа? Какие реквизиты приведены в тексте? Какие реквизиты необходимо оформить самому?

Суть задания: учащийся должен выделить информацию, заданную в явном или неявном виде.

Существенной характеристикой когнитивного действия «определение информации» является умение формулировать вопрос-цель: «С какой целью я читаю эту информацию. Что мне в ней надо найти».

Возникает вопрос: что такое реквизит? Сколько и какие реквизиты у приказа?

II. Задание на умения, составляющих познавательную деятельность «доступ к информации».

Так как учащимся не было объяснено, что такое реквизит, им предложено найти решение самостоятельно. Для этого поясняется, как осуществлять поиск.

Учащимся предлагается поиск в «библиотеке», которая формируется из книг по информатике и делопроизводству. А также объясняется, как осуществлять поиск через Интернет. То есть необходимо выбрать инструмент поиска. В мире существует огромное количество серверов самого разного назначения. Без специальных средств ориентирование в этом гигантском объеме информации просто невозможно. Решают эту проблему поисковые серверы, которые хранят миллионы ссылок на разные темы и производят поиск нужных документов по запросу пользователя.

Поисковый инструмент – это специальное программное обеспечение, основная задача которого состоит в обеспечении наиболее оптимального поиска информации в Интернете.

Поиск можно осуществлять через следующие поисковые машины:

Учащиеся разбиваются на группы. Одна группа осуществляет поиск в библиотеке, другая – в Интернете.

После того как вторая группа определилась, с помощью какого инструмента будет вести поиск, необходимо подобрать термины, по которым будет осуществляться поиск.

(Запросы могут быть разными, но самый верный «Делопроизводство», не смотря на то, что этот запрос самый общий, но так как необходимо найти правильное оформление приказа, то этот запрос быстрее приведет к правильному ответу).

Выполните задание в следующем порядке:

  1. Прочитайте вопросы задания (1 столбец), и заполните 2-й и 3-й столбцы для всех строк таблицы.
  2. Проанализируйте полученные ссылки и выберите, если это возможно, один-два документа для поиска ответа на вопрос.
  3. Если ваш запрос оказался нерезультативным, то вернитесь к продумыванию стратегии поиска (Надо ли менять поисковый инструмент? Надо ли конкретизировать запрос? Надо ли изменить конструкцию запроса?).

III. Задание на управление (классификацию). Из полученных результатов в предыдущей таблице, составьте схему «Виды приказов».

Теперь можно возвратиться к первому заданию и ответить на поставленные вопросы:

  1. Наименование организации – «Рога и копыта»
  2. Наименование вида документа – ПРИКАЗ
  3. Дата – 25.03.2006г.
  4. Место составление – г. Саратов
  5. № приказа
  6. Заголовок к тексту – Об уборке территории
  7. Текст документа
  8. Должность руководителя – руководитель фирмы
  9. ФИО руководителя – Петров Иван Александрович

IV. Задание на создание информации. Проанализируйте все выполненные раннее задания и на основании полученных результатов оформите приказ по основной деятельности. Обоснуйте свой результат.

Итог урока. Сравните оформление приказа двух групп. Каждая группа защищает и обосновывает свое оформление. Далее исправляются ошибки в оформлении. Выставляются оценки.

© ИД «Первое сентября». 2003–2016
Цифровые технологии в образовании

Адрес: ул. Киевская, 24. Москва. Россия. 121165. ИД «Первое сентября», Оргкомитет фестиваля «Открытый урок»

Источники: http://tepka.ru/dokumentooborot_deloproizvodstvo/23.html, http://www.doumarx.ru/load/deloproizvoditelju/kakimi_pravilami_dolzhen_rukovodstvovatsja_zavedujushhij_detskim_sadom_pri_sostavlenii_i_oformlenii_prikaza/5-1-0-87, http://festival.1september.ru/articles/531483/




Комментариев пока нет!

Поделитесь своим мнением