Как правильно оформить ответ запрос



ДЕЛОВЫЕ ПИСЬМА

Письмо-ответ выступает как зависимый по композиции и тематике текст по отношению к письму-запросу. В ответе обязательно должна быть ссылка на первичное письмо и его тему. В обоих письмах должны совпадать аспекты содержания в последовательности их изложения, терминология, формулировки и система ссылок.

Письмо-ответ с положительным решением строится по следующей схеме:

  • повторение содержания запроса с использованием устойчивых языковых формул, например: На Ваш запрос о поставке запасных частей к. сообщаем. ; В ответ на Ваш запрос о. направляем. ;
  • изложение информации по запросу.

Письмо-ответ с отказом строится следующим образом:

  • повторение содержания запроса (по форме, аналогичной письму с положительным решением);
  • аргументированное указание причины (или причин), по которым просьба не может быть удовлетворена или почему предложение не может быть принято;
  • констатация отказа или отклонения предложения.

В письме-отказе особенно важно использовать лексику, помогающую отправителю письма оставаться вежливым, заботящимся о сохранении чувства собственного достоинства получателя такого письма. Целый ряд ситуаций, таких, например, как ситуации отказа, задержки положительного решения, несогласия, предполагает использование в начале ключевой фразы слов, выражающих сожаление, например: С сожалением вынуждены сообщить о невозможности удовлетворить Ваш запрос. ; К сожалению, мы не можем согласиться на Ваши условия. ; К глубокому сожалению, проблемы с. не позволяют нам воспользоваться Вашим предложением в ближайшее время. и т. п.

При ответе на коммерческий запрос продавец, если может сразу удовлетворить просьбу покупателя и выполнить поставку товара, направляет предложение (оферту). В противном случае он может направить письмо-отказ, руководствуясь вышеизложенными правилами, либо письмо, в котором сообщает необходимую информацию:

  • о принятии запроса к рассмотрению;
  • о выяснении возможностей поставки товара, интересующего покупателя;
  • об изменении условий запроса (изменении количества товара, модели, марки, сроков поставки т. п.);
  • об обещании направить предложение на поставку товара, интересующего покупателя.

В таком случае при составлении письма-ответа можно руководствоваться следующими ключевыми фразами:

  • Сообщаем, что ввиду большого спроса на этот товар. ;
  • Идя навстречу Вашим пожеланиям. ;
  • Мы с радостью дадим положительный ответ на Вашу просьбу о скидках, если. ;
  • К сожалению, мы не можем пойти на Ваши условия оплаты, однако. ;
  • Как давнему нашему партнеру Вам, конечно, хорошо известно, что. ;
  • Мы готовы учесть все Ваши замечания. ;
  • Учитывая Ваши соображения по данному вопросу. ;
  • Надеемся, Вас заинтересует наше предложение. ;
  • Вас, наверное, заинтересует новый подход к этой проблеме (наше предложение). и т. п.

718 Письмо - ответ на запрос

Письмо-запрос, бесспорно, побрезгует ответ: вы можете сообщить, что полученный запрос изучаете, отправить каталоги, прейскуранты, предложить изменить условия, указанные в запросе, отказать в поставке т товара или другом просьбой.

Так, если вы заинтересованы в поставках данного товара, то в ответ на запрос отправляется оферту

Оферта - это письменное предложение о поставке товара, которую делает продавец покупателю В ней выражается желание или готовность заключить договор купли-продажи на условиях, изложенных в предложении 33 Например:

С благодарностью подтверждаем получение Вашего запроса и отправляем образец (название товара), заинтересовавший Вас Мы можем предложить Вам этот товар на следующих условиях:

пластмассовые (название) в упаковке дисков по штук;

доставки: фрахт оплачивается до границы;

упаковке дисков: бесплатно;

оплата: безотзывный аккредитив

Будем благодарны за Ваш заказ Со своей стороны обещаем обслуживание в любое время

С Приложение: образец в одном экземпляре

Подтверждаем получение Вашего запроса от (дата) на поставку (название товара) Нет необходимости отправлять образцы, поскольку Вы хорошо знакомы с качеством нашей продукции

При своевременном заказа мы сможем поставлять Вам (количество) изделий ежеквартально

Пан (фамилия) из нашей фирмы ознакомил Вас с ценами и графиком поставок Ваши отзывы были положительными, поэтому мы можем начать отгрузку товара после получения заказа

С уважением и пожеланием успехов.

В ответ на Ваш запрос от (дата) сообщаем, что внимательно ознакомились с Вашими образцами (название товара) Хотим заверить Вас, что сможем изготовить изделия надлежащего (нужной Вам, желаемой) качества

Чтобы удовлетворить Ваши ежегодные потребности, мы можем предложить Вам такие условия договора:

цена за одну единицу грн;

общая стоимость всей партии грн;

срок поставки: дней после получения заказа Все технические характеристики приведены в нашем каталоге Просим Вас прислать ответ в течение пяти дней с момента получения этого письма С йвагою.

Спасибо за запрос от (дата) на поставку (название товара) Сообщаем, что этот запрос принят к рассмотрению О окончательное решение мы сообщим Вам дополнительно

Если Вы не можете предоставить предложение на поставку того или иного нужного заказчику товара, непременно отправьте аргументированный отказ:

Благодарим Вас за запрос от (дата) и проявленный интерес к нашей продукции

Очень жаль, но, учитывая потребности современного рынка, мы не производим таких товаров

Мы попросили господина (фамилия), с которым плодотворно сотрудничаем, передать соответствующие предложения

Добавляем иллюстрированный каталог, в котором располагаются подробное описание товаров, которые мы производим Просим сообщить, заинтересовавший Вас какой-то из них, тогда мы сможем передать проект договора, отметив в Троки поставки, стоимость, условия оплаты тощо.

Спасибо за письмо от (дата) К сожалению, мы вынуждены сообщить Вам, что всю изготовленную продукцию экспортирует фирма (название) Мы направили туда Ваш запрос и попросили предоставить Вам предложение, которое, надеемся, заинтересует Вас

С уважением и пожеланием успехов.

С благодарностью подтверждаем, что получили Ваш запрос от ... (дата) Очень жаль, но мы не можем удовлетворить Вашей просьбы из-за того, что всю нашу продукцию уже реализовано Сложившаяся ситуация не дает нам возможности уже сегодня увеличить наши производственные мощности

Надеемся на понимание

Остаемся с уважением

Спасибо за Ваш запрос от (дата) К большому сожалению, мы не можем собственными силами удовлетворить Вашу просьбу

Дело в том, что уже на протяжении многих лет наши интересы представляет (название фирмы) Учитывая контрактные обязательства перед этой фирмой, мы не можем самостоятельно продавать нашу продукцию на территории Вашей страны

Просим прислать запрос на адрес: С уважением.

Иногда в ответе на запрос можно предложить изменить его условия: количество товара, модель, срок поставки и т.д.

На Ваш запрос от (дата), к сожалению, вынуждены сообщить, что не производим нужной Вам продукции

Зато можем предложить Вам каталог нашего нынешнего ассортимента Были бы очень рады, если бы Вы ввели некоторые наши товары в Вашей программы реализации

Если это предложение заинтересует Вас, просим прислать нам ответ

Отвечая на Ваш запрос о поставках (название товара), сообщаем, что не можем поставлять продукцию в нужном Вам объеме

По Вашему заказу мы можем осуществить только частичную поставку в течение дней Кроме этого, мы временно прекратили отгрузку, потому что сначала должны выполнить предварительные заказы

Пожалуйста, срочно сообщите, устраивает ли Вас наше предложение

Внимание данный учебник имеет низкое качество распознавания

Для получения качественного изображения воспользуйтесь загрузкой учебника
одним файлом в формате Djvu на странице Содержание

Как правильно оформить запрос.

Опубликовано 27.06.2014 | Автор: admin

Как показывает практика за последнее время в нашем районе, да и во всех других территориальных органах ПФР Республики Бурятия, увеличилось количество запросов о стаже, заработке, как поступающих из других регионов, так и исходящих запросов.

В соответствии с Правилами обращения за пенсией, утвержденными постановлением Минтруда России и ПФР от 27.02.2002 № 17/19пб при приеме заявления об установлении пенсии и необходимых документов территориальный орган ПФР проверяет правильность оформления представленных документов, в том числе трудовой книжки; дает оценку содержащимся в них сведениям, проверяет в необходимых случаях обоснованность их выдачи; принимает меры по фактам представления документов, содержащих недостоверные сведения.

В случаях, когда при оценке сведений, содержащихся в трудовой книжке или других документах о стаже имеются недостатки, вызывающие сомнение в достоверности данного документа, территориальный орган ПФР вправе затребовать от работодателей, допустивших нарушения, дополнительные документы, подтверждающие сведения, вызвавшие сомнение, либо провести документальную проверку.

Если работодатель, по периодам работы у которого возникли сомнения, расположен в другом регионе, специалисты УПФР в целях оказания содействия гражданину в получении необходимого подтверждения, по его заявлению, либо в процессе заблаговременной подготовки документов, вправе оформить соответствующий запрос в территориальный орган ПФР по месту нахождения предприятия.

Работа с запросами требует больших временных и трудозатрат, так как связана с проведением документальных проверок, ожиданием ответов, поиском местонахождения архивных документов и т.п.

В целях правильной и рациональной организации работы с запросами необходимо правильно оформить запрос.Запрос в другой регион должен быть оформлен на официальном бланке, с соблюдением правил оформления документов, иметь исходящий №, дату, подпись руководителя и расшифровку подписи, а также полные фамилию, имя, отчество и номер рабочего телефона специалиста, составившего запрос.

В случае, если по записям в трудовой книжке нельзя определить в каком регионе осуществлялась работа, то перед оформлением запроса необходимо уточнить местонахождение предприятия у заявителя.

Запрос должен быть оформлен:

грамотно — в части орфографии, стиля, наименований должностей, написания ФИО застрахованных лиц и должностных лиц, географических названий в адресе и т.д.;

корректно — следует помнить, что запрос — это по своей сути просьба, и поэтому он не должен содержать каких-либо указаний, повелительного наклонения, подобных следующим: «…Реорганизацию предприятий подтвердите документально» или «В случае отсутствия документов сообщите письменно и укажите возможный адрес местонахождения».

Что касается содержания запроса, то необходимо иметь в виду, что получение обстоятельного и полного ответа на запрос во многом зависит от того, насколько правильно составлен запрос, насколько полно отражены все факты, подлежащие проверке, от того, какие документы приложены к запросу и т.д.

Необходимо всегда точно указывать предмет запроса — если это запрос по стажу, то нужно указать по какому периоду или периодам необходимы подтверждения.

Также следует указать причину, вызвавшую необходимость запроса — плохо читаемая печать, которой заверена запись в трудовой книжке, исправления в трудовой книжке, несоответствия сведений в представленных документах и т.д.

К запросу должны быть приложены копии необходимых документов (трудовая книжка, справки и т.д.), заверенные в установленном порядке.

Правильно оформленный запрос поможет решить ряд проблем, а своевременно полученный и граммотно составленный ответ, вовремя и без проблем подтвердить право и назначить пенсию.

В.Савельева -старший специалист КС.

Источники: http://doc-style.ru/DP/?id=1.20, http://uchebnikionline.com/documentovedenie/dilove_movlennya_dlya_derzhavnih_sluzhbovtsiv_-_shevchuk_sv/list_vidpovid_zapit.htm, http://fond.bichura.org/?p=1056




Комментариев пока нет!

Поделитесь своим мнением