Как правильно оформить путевые листы



Как оформить путевой лист легкового автомобиля (образец)?

Новости по тематике

Путевой лист легкового автомобиля– это первичный документ, который отражает результаты работы транспорта в конкретной организации. Более того, этот документ необходим для расчета заработной платы водителям. Как оформить путевой лист легкового автомобиля, вы узнаете из статьи ниже.

Что такое путевой лист легкового автомобиля

Путевой лист является документом строгой отчетности и необходим для фиксирования расхода ГСМ, расчета заработной платы водителям, начисления амортизации на автомобиль, учета затрат на автопарк и т. д. То есть его потребность аргументируется экономической стороной вопроса. Больше всего он нужен бухгалтерии и сотрудникам налоговой инспекции.

Путевые листы в организации должны выдаваться на все автомобили, которые она использует, включая арендованные.

Говоря об организации в контексте данной статьи, мы имеем в виду и ИП, так как они также могут являться владельцами автопарка.

Путевой лист выписывается, как правило, на смену или на один рабочий день. Однако законодатель предусмотрел вариант оформления документа на месяц, например в случае командировки водителя.

Более того, если одним автомобилем управляют несколько водителей, то на каждого должен быть выписан свой маршрутный лист.

Исходя из вышеизложенного, делаем вывод о том, что путевой лист нужен только на те автомобили, которые используются в интересах организации и относятся к ее автопарку. Если автомобиль принадлежит физическому лицу и применяется только в личных целях, то никаких дополнительных документов оформлять не нужно.

Кроме того, управление транспортным средством без путевого листа запрещается в следующих случаях:

  1. При перевозке граждан с багажом.
  2. При транспортировке грузов автобусом, трамваем, троллейбусом, легковым или грузовым автомобилями.

Путевой лист также вправе запросить сотрудники ГИБДД. За отсутствие документа у водителя ч. 2 ст. 12.13 КоАП предусмотрено предупреждение или штраф – 500 рублей.

Несмотря на то что форма путевого листа легкового автомобиля утверждена постановлением Госкомстата РФ от 28.11.1997 № 78, в нем есть оговорка о том, что эту форму организации применять не обязаны – они вправе разработать свой образец и использовать его для учета расхода ГСМ.

Кроме того, постановлением № 78 не утверждается форма листа для ИП, она рекомендована только юридическим лицам. ИП разрабатывают свою форму самостоятельно.

Однако утвержденный в организации образец путевого листа автомобиля должен содержать в себе обязательные реквизиты:

  • название и номер документа;
  • информацию о сроках действия;
  • информацию о водителе;
  • сведения о легковом автомобиле;
  • сведения о владельце автомобиля.

Разработчики могут помимо обязательных реквизитов включить в путевой лист другую информацию, которая учитывает особенности эксплуатации легкового автомобиля на конкретном предприятии.

Минфин разъяснил, что применение «самовольного» путевого листа возможно только для легковых автомобилей, и то если они не транспортируют груз или пассажиров.

Образец путевого листа легкового автомобиля

В качестве образца путевого листа предлагаем вашему вниманию утвержденную Форму № 3.

Итак, путевой лист легкового автомобиля содержит в себе 2 стороны одного документа – лицевую и оборотную. Как правило, путевой лист изготавливается в типографии.

Лицевая сторона включает в себя следующие реквизиты:

  • серия, номер и дата оформления документа;
  • наименование организации;
  • марка машины и госномер;
  • данные водителя и его прав;
  • информация о задании водителю;
  • сведения о технической исправности автомобиля.

Оборотная сторона путевого листа легкового автомобиля состоит из таблицы, в которой имеется 6 граф:

  • номер по порядку;
  • код заказчика;
  • место отправления/назначения;
  • время выезда/возвращения;
  • пройденный километраж;
  • подпись водителя.

Далее идет информация о результатах работы водителя за смену, а именно: количество часов, километраж и расчет заработной платы. Ниже ставится подпись сотрудника, который расчет произвел, и ее расшифровка.

Как оформить путевой лист легкового автомобиля на месяц (образец )?

Путевой лист должен оформляться на каждый автомобиль, который используется в организации. Законодатель предусмотрел, что документ может быть заполнен как на один день, так и на месяц.

Документ заполняется уполномоченным лицом. Водитель допускается к записям только в части, его касающейся.

В наименовании листа должен быть указан тип транспортного средства, например легковой автомобиль. Далее уполномоченное лицо организации проставляет порядковый номер и ставит штамп организации.

Как правило, время выезда и заезда автомобиля в парк, а также его километраж проставляются все тем же уполномоченным лицом за его подписью.

Несколько слов о назначении ответственных лиц. Приказом руководителя организации конкретному работнику вменяются обязанности по управлению автомобильным парком. Может быть введена специальная должность, например механик или начальник гаража. Наименование должности роли не играет – главное, чтобы в должностной инструкции работника были детально прописаны его обязанности, в том числе о предосмотре автомобиля перед выездом и заполнении путевых листов.

Срок хранения путевых листов – 5 лет.

На предприятии должен вестись журнал учета движения путевых листов. Он состоит из следующих граф:

  • порядковый номер документа;
  • дата его оформления;
  • ФИО и табельный номер водителя;
  • гаражный номер автомобиля;
  • подписи водителя, уполномоченного лица и бухгалтера;
  • примечания.

Все путевые листы, выданные в организации, должны быть записаны в данном журнале.

Таким образом, путевой лист должен выдаваться на все автомобили, имеющиеся в автопарке конкретной организации. Документ оформляется на один день (смену) или на месяц. Если автомобилем управляют несколько водителей, то путевой лист выписывается на каждого. Бланки подлежат строгой отчетности, сведения о них заносятся в специальный журнал.

Как оформить путевой лист

Двухсменная работа транспортного средства: заполнение путевых листов и учет горюче-смазочных материалов

В связи со сказанным в организации следует назначить лиц, ответственных за заполнение тех или иных разделов путевого листа (например, такая обязанность может быть закреплена в должностной инструкции работника). Перечень этих лиц зависит от структуры организации.

В крупных организациях выписку путевых листов может осуществлять диспетчер или инженер по перевозкам. В тех организациях, где диспетчерская служба отсутствует, выписывать путевые листы могут механик или лицо, ответственное за работу автомобильного транспорта.

Как оформить путевой лист легкового автомобиля (образец)?

д. То есть его потребность аргументируется экономической стороной вопроса. Больше всего он нужен бухгалтерии и сотрудникам налоговой инспекции.

Путевой лист выписывается, как правило, на смену или на один рабочий день. Однако законодатель предусмотрел вариант оформления документа на месяц, например в случае командировки водителя.

Исходя из вышеизложенного, делаем вывод о том, что путевой лист нужен только на те автомобили, которые используются в интересах организации и относятся к ее автопарку.

Как оформить путевой лист

№ 03-03-04/1/214. А затем эта позиция поддерживалась и развивалась в других письмах финансового ведомства — от 20 февраля 2006 г. № 03-03-04/1/129 и от 7 апреля 2006 г. № 03-03-04/1/327.

Однако не все бухгалтеры обратили внимание, что эти разъяснения чиновников затрагивают исключительно путевой лист легкового автомобиля. С непростительным невниманием к руководящему мнению отнеслись и налоговые органы.

Как правильно составить путевой лист и подтвердить расходы на ГСМ

Но в любом случае не будет ошибкой, если вы поступите по-другому.

При этом расходы должны быть обоснованными. А путевые листы как раз и подтвердят, что автомобиль использовался в служебных целях, а не для личных поездок работников.

По мнению налоговиков, путевые листы необходимы и в случае, когда поездки совершаются на арендованном авто. А вот суды, как правило, придерживаются иного мнения, особенно если речь идет об аренде транспорта с экипажем.

Оформление путевого листа

Бюджетные учреждения часто совершают ошибку, записав на оборотной стороне не конкретные пункты назначения, а просто «Поездки по городу». Как полагают сотрудники статистического ведомства, в путевом листе необходимо отметить каждый пункт следования автомобиля.

Особое внимание следует обращать на оформление раздела «Движение горючего». Он заполняется только исходя из фактических затрат и показателей приборов.

Порядок оформления путевого листа

На многих предприятиях используются легковые служебные автомобили, обслуживающие работников административно-управленческого аппарата (директора, замов и т.д.). Для учета работы этих автомобилей также можно разработать свою форму путевого листа.

При разработке такой формы организация может взять за основу формы, утвержденные Госкомстатом. Можно также руководствоваться общим порядком заполнения путевых листов грузового автотранспорта, изложенным в Приложении N 7 к Инструкции Минфина СССР, Госбанка СССР, ЦСУ СССР и Минтранса РСФСР от 30.

Путевой лист Индивидуального Предпринимателя

Однако, распространяется это постановление только на юридические лица. В связи с этим был выпущен Приказ Минтранса России № 68. действовавший в отношении индивидуальных предпринимателей. В данном приказе приводились формы путевых листов для Индивидуального Предпринимателя. Эти формы путевых листов отличались от установленных Госкомстатом для юридических лиц, зато гораздо подробнее был расписан порядок их заполнения.

Путевой лист легковой автомобиль печать бланк путевого листа образец печатная форма

11.97 г. № 78, к первичным документам по учету работ в грузовом и легковом автомобильном транспорте относятся: путевой лист легкового автомобиля (форма №3), путевой лист грузового автомобиля (форма №4-с или №4-п), Журнал учета движения путевых листов (форма №8) и Товарно-транспортная накладная (форма №1-Т).

До выдачи путевого листа водителю диспетчер или уполномоченное на то лицо заполняет бланк формы №3.

Путевой лист

организация не я вляющаяся перевозчиком вправе оформлять путевые листы на сроки от 1 до 30 дней (месяц). Выписывать путевые листы ежедневно обязаны только профессиональные перевозчики. ( Требования постановления Госкомстата России от 28.11.97 № 78)

Существуют несколько типов унифицированных форм путевых листов для разных видов транспорта, утвержденные Постановлением Госкомитета РФ по статистике № 78 от 28.

Юридические бланки

Данные с этого листа необходимы бухгалтерии. Лист содержит данные о том, сколько проехал автомобиль, каков был расход горючего, сколько вынужденно простоял с включенным двигателем. Все эти данные используются в бухгалтерском учете. И дело здесь не только в выплате зарплаты, но и в том, что эти документы впоследствии надо будет приложить к прочим бумагам, представляемым налоговой службе.

Существует рекомендуемая Государственным комитетом статистики форма (№78), по которой и следует оформлять путевой лист.

Как правильно оформлять путевой лист

Без путевого листа списать гсм не получится

Для предпринимателей форма путевого листа утверждена Приказом Минтранса России от 30 июня 2000 г. N 68.

При оформлении документа нужно заполнить все реквизиты, указать порядковый номер, дату выдачи, поставить печать организации. Кроме того, необходимо записать каждый пункт следования автомобиля (Письмо Росстата от 3 февраля 2005 г. N ИУ-09-22/257). При проверке расчета налога на прибыль инспекторы часто обращают внимание на то, как фирма оформляет путевые листы.

Изучаем пример заполнения путевого листа – каждая цифра важна

Для учета затрат на ГСМ организациям и ИП, независимо от выбранной системы налогообложения, нужен путевой лист. Это основной первичный документ, который оформляется при эксплуатации автомобиля. Пришло время разобрать по косточкам пример заполнения путевого листа.

Унифицированная форма путевого листа введена постановлением Госкомстата №78 от 28.11.1997 г. Однако обязанность пользоваться именно этим бланком возложена только на автотранспортные предприятия.

Использование путевого листа для легкового автомобиля

При использовании грузового транспорта, организация обязана заполнить путевой лист.

Все предприниматели придерживаются приказа Минтранса России №68 от 30.06.2000 года, когда осуществляют перевозки и следуют специальным формам путевых листов:

Очень важным документом для легкового автомобиля является путевой лист. Этот документ дает гарантию владельцу автомобиля в том, что его транспортное средство исправно.

Как без проблем заполнить путевые листы грузовых автомобилей – подробная инструкция

чтобы любому человеку было понятно.

Перед тем, как приступить к описанию правил заполнения путевых листов, следует рассказать, какие их виды существуют. Итак, согласно Приказу Минтранса Украины от 29.12.95 г. №488/346 были утверждены следующие три типовые формы путевых листов:

5 июля 2011 года Закон Украины №3565 «О внесении изменений в законодательные акты относительно устранения избыточного госрегулирования в сфере автомобильных перевозок» снял с водителей обязанность предъявлять работникам ГАИ заполненные формы путевых листов.

Как правильно оформлять путевой лист

Выполнять требования этой Инструкции обязаны абсолютно все, независимо от ведомственного подчинения и формы собственности, предприятия, учреждения и организации:

— которые предоставляют служебные легковые автомобили для транспортного обслуживания юридических лиц на коммерческой основе или используют их в служебных поездках для собственных нужд;

Какие именно автомобили можно отнести к категории служебных легковых автомобилей Согласно Инструкции N 74 это — легковые автомобили, которые находятся на балансе юридических лиц всех форм собственности и которые используют для удовлетворения собственных нужд, их также могут на договорных условиях сдавать заказчику (вместе с водителем).

Образец путевого листа

В связи с противоречиями, которые возникли в процессе его применения, Минтранспорта приняло указ №512 от 18.09.2008 г.

Данный документ не только устанавливает путевой лист нового образца, но и детально прописывает порядок его оформления, несоблюдение которого может стать причиной проблем с налоговой службой. Если отсутствует обязательная информация, то расходы на ГСМ могут быть не признаны.

Порядок заполнения путевых листов»

В бухгалтерском учете согласно п. 2 ст. 9 Закона от 21.11.96 №129-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее Закона №129-ФЗ) первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, а документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны содержать следующие обязательные реквизиты:

В случае неправильного заполнения путевых листов, затраты организации на приобретение ГСМ, принимаемые в качестве материальных расходов согласно подп.

Путевой лист: бланк, образец заполнения

Кодекс не требует нормировать расходы на бензин, поэтому их можно признавать в размере фактических затрат. Но надо подтвердить, что эти траты экономически обоснованы. Компания вправе (а не обязана) списывать расходы на бензин по нормам Минтранса, подтвердил Минфин в письме от 27.01.14 № 03-03-06/1/2875.

Между тем часто путевые листы либо вообще не составляются, либо содержат много ошибок и вызывают претензии со стороны проверяющих.

Путевой лист легкового автомобиля: форма, которую нужно заполнить

В зависимости от типа транспортного средства необходимы разные бланки. Путевой лист легкового автомобиля форма 3 предназначена для учета работы автотранспорта фирмы, который подходит под категорию, указанную в названии бланка.

Все путевые листы должны быть зарегистрированы в журнале по форме 0345008, утвержденной тем же постановлением, что и сам бланк. Диспетчер записывает номер и дату выдачи путевого листа, водителя и ставит свою подпись напротив каждого выданного документа.

Путевой лист легкового автомобиля

Водитель не заполняет путевой лист легкового автомобиля. При приеме (перед выездом) и сдаче (после возвращения) он ставит свою подпись. До передачи бумаги водителю уполномоченное лицо либо диспетчер вносит необходимые сведения в путевой лист легкового автомобиля. Бланк содержит строки, в которых указывается:

При наличии полуприцепа либо прицепа сведения о нем вносятся в соответствующий раздел.

Путевые листы — как правильно оформить, чтобы не пришлось платить лишний налог

Так, коллегия судей Высшего Арбитражного Суда РФ отказала в передаче в Президиум ВАС решения Арбитражного суда Самарской области от 29.10.2012 № А55-23291/2012 и постановления Федерального арбитражного суда Поволжского округа (определение № ВАС-11880/13 от 30.08.2013), оставив решение этих судов без изменений.

Суть спора между налогоплательщиком и ИФНС была в следующем. По результатам выездной налоговой проверки в организации, ей был до начислен налог на прибыль за счет исключения из базы расходов на ГСМ.

Источники: http://sovetnik.consultant.ru/perevozki/kak_oformit_putevoj_list_legkovogo_avtomobilya_obrazec/, http://sckonsalt.ru/kak-oformit-putevoy-list-43847/, http://jurspravocinik.ru/kak-pravilno-oformlyat-putevoy-list-45733/




Комментариев пока нет!

Поделитесь своим мнением