Как правильно пользоваться телефоном

Как правильно пользоваться служебным телефоном

Исследователями доказано, что телефонные переговоры руководителей, служащих и специалистов занимают от 4 до 27% рабочего времени. При всем притом, телефон – это один из самых основных технических раздражителей на службе. Необходимо уметь пользоваться служебным (рабочим) телефоном, чтобы как можно полнее реализовать возможности, которые предоставляет телефон и в тоже время свести к минимуму ущерб другим трудовым процессам. Культура телефонного общения является незаменимым и обязательным элементом деловых качеств человека. Прежде всего, это касается деловых разговоров. Культуре телефонного общения нужно и можно учиться.

Вот некоторые рекомендации социально-психологического характера по тому, как использовать телефон в профессиональной деятельности:
1. Если вы выполняете очень срочную работу, которая не терпит отлагательства:

а) не отвечайте на звонки совсем;
б) возьмите трубку и вежливо ответьте: «Будьте любезны, позвоните мне через столько-то времени. Я занят срочным делом».

2. Если телефонный аппарат один на кабинет, в котором работает несколько человек, то будет наиболее правильно, если его поочередно переставлять на каждый рабочий стол. Это будет распределять «бремя общения», будет намного снижать нервозность при каждом новом звонке.

3. Многие люди рефлексивно повышают голос, когда по телефону плохо слышно собеседника и мешают работать другим сотрудникам. В этом случае нужно просить человека, звонившего вам, говорить погромче, а также поинтересоваться, хорошо ли он вас слышит.

4. Во время ответа на звонок по телефону необходимо заменять отзывы нейтрального характера типа «Алло», «Слушаю», «Да» более конкретными и информативными: «Почта России», «Сидоров», «Отдел кадров», «Завод «Прибор». Это экономит время, так как устраняет возможные ошибки и путаницу и сразу задаст тон делового общения.

5. Если звонившему нужен сотрудник, который отсутствует в данный момент, то нельзя ограничиваться просто, отвечать «его нет», а дать более конкретный ответ: «Он вышел, перезвоните через столько-то», или «Его нет. Будет тогда-то. Может ему что-то передать?». Если вас попросят о чем-либо в этот момент, то нужно записать на бумаге просьбу и положить на стол, отсутствующего коллеги, не полагаясь на свою память.

6. Всегда записывайте нужные для работы телефоны с указанием фамилии, имени, отчества, адреса учреждения, его названия, дела, которое нужно сделать, связанного с этим телефоном, организацией или человеком. При этом нужно придерживаться следующих правил: нельзя задерживать собеседника и делать запись в календаре. После этого, закончив разговор по телефону, перенесите эту запись туда, где она должна быть; любой номер телефона, адрес, которые встречаются несколько раз должны заноситься в записную книжку; примерно раз в полгода наводите ревизию своей записной книжки и вычеркивайте не нужные адреса и телефоны; необходимо каждый год-два менять записную книжку, старую, при этом, не выкидывайте.

7. Если нужно проводить по телефону ответственные переговоры (с вышестоящим руководством, междугородные и т.д.), то обязательно продумайте и запишите перечень вопросов, чтобы не запутаться и не забыть важных моментов при спешке или волнении.

8. Лучше звонить абоненту после обеда (во второй половине дня), если не известно другое время. Не стоит сбивать его с ритма работы (именно в первой половине рабочего дня наиболее успешно решаются все главные задачи).

9. Придерживайтесь этических норм в телефонном разговоре. Они предписывают, прежде чем начать разговор, всегда называть себя, даже если собеседнику изначально будет известно, с кем он будет общаться.

10. Телефонные разговоры следует вести корректно и доброжелательным тоном. Грубый ответ, данный в нетактичной форме (пусть он полный и исчерпывающий) наносит вред авторитету, как работника, так и той организации, в которой он трудится. Это все отрицательно сказывается на сути дела.

11. Если вы руководитель и имеете своего секретаря, то обяжите его помнить тот круг организаций и лиц, с которыми вас необходимо соединить в то или иное время. Секретарь должен знать характер тех вопросов, которые входят в компетенцию руководителя, других работников данной организации и направлять абонента к соответствующему сотруднику.

12. Если к телефону подключен диктофон, то это ускоряет запись телефонограмм и позволяют избегать ошибок.

Похожие статьи

Как правильно пользоваться мобильным телефоном

Часть людей считает мобильный телефон одним из модных аксессуаров, и поэтому меняет его с оглядкой на тенденции моды. Другая часть населения предпочитают относиться к этому аппарату как к техническому устройству, чья замена целесообразна, когда ремонт превышает стоимость новой модели. Именно вторая часть чаще всего задается вопросом: как уберечь КПК или мобильный телефон от преждевременной потери работоспособности? Какие действия необходимо совершать, чтобы он правильно функционировал, а каких наоборот избегать?

Приведенные ниже рекомендации помогут абсолютно всем пользователям продлить жизнь своим мобильным помощникам. Кроме этого, соблюдение этих правил помогает максимально продлить срок гарантийного ремонта, поскольку предотвращает возможность возникновения поломок, которые прерывают период гарантийного обслуживания.

Первым делом начните следить за тем, чтобы КПК или мобильный телефон не пребывал во влажной среде – она вызывает скорую коррозию электросхем. Если всё-таки влага попала вовнутрь, то желательно отсоединить батарею-аккумулятор и качественно просушить устройство. Перед этим его, кончено, необходимо выключить. После того, как аппарат окончательно высохнет – включите его. Если аппарат не заработал после просушки, то необходимо как можно скорее обратиться центр технической поддержки. Также весьма желательно оберегать мобильные телефоны от различных форм физического воздействия: падений, ударов и тряски. Из-за таких случайностей может повредиться корпус или печатные платы.

Грязь и пыль также способны вызвать нарушение работы движущихся частей КПК или мобильного телефона. Поэтому предусмотрите покупку чехла для мобильного телефона, а также старайтесь не пользоваться им в сильно запыленных помещениях.

Высокая температура может существенно сократить срок аппарата, а также повлечь различные повреждения аккумуляторной батареи или деформацию пластмассовых составляющих телефона. Пониженная температура, а также резкие скачки температуры, приводят к конденсации влаги внутри аппарата. Соответственно, влага приводит к окислению микросхем. Самостоятельно вскрывать корпуса КПК и мобильных телефонов не рекомендуется. Лучше, при подозрении на поломку или необходимость очистки, отнести его в ближайший сервисный пункт. Если таковой возможности нет, то внимательно следуйте инструкции. Для очистки мобильного телефона или КПК следует применять мягкие натуральные ткани, а также избегать применения химических чистящих средств. Ведь вы не знаете, как химические соединения, которые входят в состав чистящего средства, будут взаимодействовать с припоем на платах или с защитным покрытием. А уж тем более не следует предпринимать попытки самостоятельно починить свой аппарат связи – этим вы разрушаете последнюю надежду сдать его в гарантийный ремонт.

GSM-LUX.ru - ремонт, покупка и продажа сотовых телефонов и ноутбуков в Кирове

Как правильно пользоваться мобильным телефоном

Бытовые технологии Полезные советы

Недавние исследования, которые в последнее время часто ведутся с изучением влияния на человеческий организм мобильных телефонов, показало, что их неправильное использование очень сильно влияет на функцию различных органов и даже может вызвать появление атипичных клеток, присутствие которых весьма нежелательно для физиологических процессов. Хотелось бы рассказать как правильно пользоваться мобильным телефоном.

• Если вы часто используйте мобильный телефон для долгих разговоров, то применяйте лучше гарнитуру – проводные наушники, либо с Bluetooth-технологией.
• Ношение мобильного телефона в кармане, причем в одном и том же приводит к развитию дистрофии яичников – так показали исследования, причем также очень сильно снижает репродуктивную функцию. Для профилактики негативных последствий лучше не носить телефон постоянно в одном месте, а лучше купить специальную энергокарту, которая может уничтожить вредное излучение.
• При разговорах желательно не приближать телефон слишком близко к уху, а то и вовсе прижимать. Просто держите его на достаточном расстоянии, насколько может позволить динамик.
• При разговорах надо держать телефон за нижнюю часть, так как при этом не усиливается мощность сигнала, а значит, уменьшит излучение до минимума.
• Звонить лучше всего в уличных условиях, так как в закрытых пространствах, а именно дома, в квартире и прочих местах радиоволны могут задерживаться и эффект их воздействован на организм довольно сильно.
• Стоит запретить пользоваться телефонами детям, особенно тем, кто ходит в школу, беременным, так как радиоволны могут повлиять на развитие плода и людям, которым характерны нервные расстройства из-за негативного влияния излучения я нервную систему.

Если вас интересуют пошаговые инструкции и советы на все случаи жизни предлагаем посетить :instruktsia.info

Forensic 23.07.2013, 17:00 3695 просмотров

Источники: http://mrhow.ru/243-how-to-use-the-office-phone.html, http://gsm-lux.ru/home/74-regulations.html, http://lifegid.com/posts/kak-pravilno-polzovatsya-mobilnym-telefonom

Поделитесь своим мнением