Как правильно поставить отпуск работнику



Как правильно внести изменения в график отпусков?

Ежегодно работники организации реализуют своё право на оплачиваемый отпуск в 28 календарных дней. Каждый сотрудник не может пойти в отпуск тогда, когда он захочет, — он должен соблюдать очерёдность предоставления отпусков.

Для этого на предприятии разрабатывается специальный документ — локальный нормативный акт, который называется графиком отпусков. Он обязателен для каждой организации, соблюдать его должны как сотрудники, так и работодатель .

С одной стороны он является гарантией предоставления отпуска сотруднику в назначенное время и оплату за него, с другой стороны, работодатель имеет гарантию того, что все сотрудники будут отдыхать поочерёдно, что не нарушит производственный процесс.

Как составляется документ?

При его составлении все пожелания работников работодатель учесть не может и не должен.

  • сотрудницы, у которых есть двое и более детей возрастом до 12 лет;
  • работники, чьи жёны в отпуске по беременности и родам;
  • совместители. так как отпуск им должен быть предоставлен в то же время, что и на основном месте работы;
  • работники, не достигшие 18 лет;
  • почётные доноры;
  • супруги военнослужащих;
  • чернобыльцы .

Приказ для утверждения графика не требуется, достаточно подписи руководителя. но он может издать приказ на подготовку такого графика .

В нём отдаётся распоряжение всем руководителям отделов подготовить информацию о существовании категорий работников, чьи пожелания должны быть обязательно учтены, и кого ознакомить с данным приказом.

Содержание документа

График может составляться в установленной на данном предприятии форме либо в соответствии с унифицированной формой Т-7 .

Структура формы Т-7:

  1. В самом верху указываются наименование и коды организации.
  2. Далее идёт название документа, его номер, дата составления, на какой год составляется.
  3. Следующая графа будет содержать подпись руководителя с расшифровкой и датой утверждения нового графика.
  4. Таблица.
  • в первой указывается отдел организации (бухгалтерия, служба персонала и т.д.);
  • в следующей графе указывается должность сотрудника;
  • в третьей указываются Ф. И. О. работника;
  • табельные номера, если приняты на предприятии;
  • в пятой графе вписываются дни, положенные сотруднику;
  • в шестой указывается запланированная дата отпуска;
  • в следующей идёт фактическая дата. Заполняется после его реализации;
  • восьмая и девятая для внесения изменений;
  • в десятой указываются примечания.

Графы с первой по шестую обязательны к заполнению, делает это начальник службы персонала.

Он также указывает свою должность и инициалы, подписывает и отдаёт на утверждение руководителю организации. Остальные графы остаются незаполненными, вся информация будет вноситься в них по мере реализации отпусков.

  1. список всех сотрудников предприятия;
  2. для каждого сотрудника указывается количество положенных ему дней отпуска — основного оплачиваемого и дополнительного оплачиваемого (если есть);
  3. даты, когда сотрудник предположительно пойдёт в отпуск. Это может быть только месяц, а может и конкретные числа месяца. Если указать один месяц, необходимо сделать в локальном нормативном акте сноску о том, что за две недели сотрудник должен подать заявление. Тогда у работодателя будет достаточно времени для подготовки расчёта отпускных. Если указываются даты, то заявление писать не нужно, сотрудник будет в отпуске в соответствии с графиком;
  4. в отдельную графу каждый сотрудник ставит свою подпись о том, что ознакомился с графиком;
  5. можно дополнить графу «С изменениями ознакомлен».

Сроки

Утверждён такой документ должен быть за две недели до начала нового календарного года. При этом если в организации есть профсоюз, руководитель должен учитывать его мнение при утверждении.

После этого каждый сотрудник должен ознакомиться с графиком, только после этого он вступит в законное действие. Ознакомление сотрудников должно произойти не позднее, чем за две недели до того, как наступит первый отпуск в графике.

Можно составить ознакомительные листы (в произвольной форме), раздать их по всем структурным подразделениям и отделам для подписей сотрудников.

Узнайте больше о самой эффективной системе оплаты труда в нашем материале .

Если вам платят зарплату «в конверте» то наша статья, расположенная здесь. вам должна быть очень полезна!

Изменения в графике

Внесение корректировок в утверждённый график неизбежно, так как работники могут быть уволены либо переносить дату отпуска. Также если сотрудник буде отозван из очередного отпуска. он сможет использовать оставшуюся часть в любое другое время.

  • в седьмой графе стоит фактическая дата отпуска;
  • в восьмой — основание на изменение даты (приказ руководителя на основе заявления сотрудника);
  • в девятую графу вносится новая дата;
  • в десятой графе можно указать примечания.

Если в течение года на работу принимаются новые сотрудники, изменения в график не вносятся, они получат отпуск, подав заявление. Можно также утвердить новый дополнительный график. в котором будут отражены сведения о новых сотрудниках и их отпусках.

Если инициатива изменения графика исходит от сотрудника, и он хочет перенести даты отпуска, сначала он должен написать заявление. При согласии работодатель визирует данное заявление и на его основании издаёт приказ на изменение графика с указанием причины и основания. После его издания вносятся изменения.

Если же это инициатива работодателя, то сотрудник пишет заявление о своём согласии на перенос отпуска. Потом руководитель издаёт приказ с указанием причины — «производственная необходимость». Сотрудники ставят подпись в графе «С изменениями».

График отпусков — очень важный документ, который должен быть на каждом предприятии. При выявлении его отсутствия, трудовая инспекция может наложить штраф на работодателя.

Решать вопрос о том, когда человек пойдет в отпуск, наше законодательство предоставило работодателю. Обычно на предприятиях в начале года составляется график отпусков, который учитывает как финансовую возможность фирмы выплачивать отпускные, так и производственную необходимость в сотрудниках. И работник должен придерживаться этого графика. Таким образом, если хотите отдохнуть в июле, но по графику отпуск в октябре и начальник не соглашается отпустить вас раньше, то закон в данном случае на его стороне.

Еще один важный момент: если человек недавно устроился на работу, то ежегодный отпуск полной продолжительности полагается ему после шести месяцев непрерывной работы на предприятии. Если же он захочет уйти в отпуск раньше, чем через шесть месяцев, тогда длительность отдыха определяется пропорционально отработанному времени. Например, человек проработал на предприятии пять месяцев и хочет взять отпуск. За год работы ему положен отдых в течение 24 календарных дней. А за пять месяцев – 10 календарных дней. Вот на них он и может рассчитывать по согласованию с руководством предприятия.

Впрочем, в данном случае есть и исключения: взять полный отпуск раньше, чем через шесть месяцев после трудоустройства, имеют право женщины перед отпуском в связи с беременностью и родами или после него, а также имеющие двоих и более детей в возрасте до 15 лет или ребенка-инвалида. На такой отпуск могут рассчитывать инвалиды, мужья, чьи жены находятся в отпуске по беременности и родам, сотрудники, у которых есть путевка в санаторий, совместители (одновременно с отпуском по основному месту работы) и некоторые другие лица.

СКОЛЬКО ДНЕЙ ДЛИТСЯ ОТДЫХ

В соответствии с Кодексом законов о труде и Законом Украины "Об отпусках”, за каждый год, отработанный со дня заключения трудового договора, дается ежегодный основной отпуск – не менее 24 календарных дней. Отметим, что отпуск исчисляется именно в календарных, а не в рабочих днях.

Кроме того, есть категории работников, которым украинское законодательство позволяет отдыхать дольше 24 календарных дней.

♦ Педагогические, научно-педагогические, научные работники имеют право на отпуск сроком до 56 календарных дней в порядке, установленном постановлением Кабинета министров.

♦ Лица в возрасте до 18 лет отдыхают 31 календарный день.

♦ Инвалиды I и II групп, а также государственные служащие – 30 дней.

♦ Инвалиды III группы – 26 дней.

УЧИТЫВАЮТСЯ ЛИ ПРАЗДНИКИ

В соответствии с действующим законодательством, праздничные и нерабочие дни при предоставлении ежегодных отпусков не учитываются и не оплачиваются. Например, человек взял отпуск на 14 дней с 21 июня. Поскольку он исчисляется в календарных днях, то выйти на работу нужно было бы 5 июля. Но на этот период приходится праздник – День Конституции, 28 июня. Поэтому отпуск закончится не 4 июля, а 5-го. И на работу необходимо прийти 6 июля. Однако отпускные за 28 июня не начислят.

Разница между праздничными и нерабочими днями проста: религиозные праздники (Рождество, Пасха и Троица) считаются у нас нерабочими днями, а все светские даты – праздничными. Так, в соответствии с Кодексом законов о труде, праздничными считаются:

♦ 1 января – Новый год;

♦ 8 Марта – Международный женский день;

♦ 1 и 2 Мая – Международный день солидарности трудящихся;

♦ 9 Мая – День Победы;

♦ 28 июня – День Конституции Украины;

♦ 24 августа – День независимости Украины.

КТО ИМЕЕТ ПРАВО НА ДОПОЛНИТЕЛЬНЫЙ ОТПУСК

Некоторым нашим согражданам к основному отпуску полагается дополнительный.

♦ За работу во вредных и тяжелых условиях положен ежегодный дополнительный отпуск сроком до 35 календарных дней. Конкретная продолжительность такого отпуска устанавливается коллективным или трудовым договором в зависимости от результатов аттестации рабочих мест.

♦ Отдельным категориям работников, чей труд связан с повышенной нервно-эмоциональной и интеллектуальной нагрузкой или выполняется в особых природных, географических и геологических условиях, при существовании увеличенного риска для здоровья предоставляется ежегодный дополнительный отпуск сроком до 35 календарных дней.

Конкретная продолжительность дополнительного отпуска зависит от времени занятости работника в этих условиях. Список таких производств, работ, профессий и должностей утвержден постановлением Кабинета министров в 1997 году. Так, в перечень входят отдельные категории медицинского персонала, работники сельского и лесного хозяйств, транспортных услуг и многие другие специалисты.

♦ Сотрудникам с ненормированным рабочим днем полагается дополнительный отпуск до 7 календарных дней в соответствии со списками должностей, работ и профессий, установленных коллективным или трудовым договором.

♦ Работающие женщины, которые имеют двоих и более детей в возрасте до 15 лет или ребенка-инвалида либо усыновили детей, а также лица, взявшие ребенка под опеку или попечительство, одинокие матери и отцы, воспитывающие детей без матери (в том числе в случае длительного пребывания ее в лечебном учреждении), имеют право на дополнительный 10-дневный отпуск.

При этом если работникам с детьми положен дополнительный отпуск по нескольким причинам (например, у женщины двое детей в возрасте до 15 лет и один из них – инвалид), то продолжительность ее дополнительного отпуска составит 17 календарных дней.

Дополнительный отпуск можно взять как отдельно от основного, так и вместе с ним по согласованию с работодателем.

КАК РАССЧИТЫВАЮТСЯ И ВЫПЛАЧИВАЮТСЯ ОТПУСКНЫЕ

Уходя в отпуск, работник получает полный расчет за все дни отдыха. Например, если человек взял отпуск с 5-го по 25 июля, то с ним должны рассчитаться по 25 июля включительно. Зарплата за время отпуска выплачивается не позднее чем за три дня до его начала. В данном случае – не позже 2 июля. Таким образом, до 2 июля сотруднику не только должны выдать полностью зарплату за июнь, но и оплатить все календарные дни отпуска по 25 июля включительно

При расчете зарплаты за время отпуска во внимание принимается средний заработок исходя из выплат, которые работник получал на предприятии в течение последних 12 календарных месяцев. Заработок суммируется и делится на количество календарных дней за отработанный период. Потом результат умножают на количество дней отпуска. В данном случае у человека 21 день отпуска. И каждый из них будет оплачен.

ВОЗМОЖНО ЛИ РАЗДЕЛЕНИЕ ОТПУСКА НА ЧАСТИ

Согласно законодательству, можно поделить ежегодный отпуск на несколько частей при условии, если продолжительность одной из них не менее 14 календарных дней. Позволяется брать отпуск даже на два-три дня. Причем использовать неделимую часть не обязательно в первую очередь.

Следующая часть ежегодного отпуска может быть предоставлена с любого дня – по договоренности между сотрудником и работодателем. То есть если предыдущая часть вашего отпуска закончилась в пятницу, то следующую вы можете взять не с субботы, а с понедельника или со вторника.

Все это касается только обычного ежегодного отпуска, дополнительный социальный отпуск на части делить нельзя.

ЕСЛИ ВО ВРЕМЯ ОТПУСКА ЧЕЛОВЕК ЗАБОЛЕЛ

В таком случае отпуск продлевается на дни болезни. Для этого нужно предоставить лист нетрудоспособности в отдел кадров. Если же работник не хочет продлевать отпуск, а желает взять дни, которые проболел, в другой период, то часть неиспользованного в связи с болезнью отпуска переносится. Время, когда человек возьмет эти дни, устанавливается по согласованию сторон трудового договора, то есть между работодателем и работником.

Сколько дней отпуска положено за год

Право на отдых – это не абстрактное понятие. Оно выражается в конкретном количестве дней положенного отдыха. Расскажем, как их правильно рассчитать.

Как считать

Сотрудники нередко интересуются у кадровых специалистов компании, сколько дней отпуска положено за год по закону. Если внимательно изучить нормы ст. 115 ТК РФ, станет понятно, что ежегодный оплачиваемый отдых сотрудника должен продолжаться менее 28 дней. Кроме того, исходя из требований ст. 120 Кодекса, отпуск принято считать в календарных, а не в трудовых днях. См. также «Порядок предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков ».

Как правильно поделить отдых на части

Ни одного подчиненного нельзя обязать использовать единовременно все дни причитающегося ему отдыха. Это положение есть в ст. 125 ТК РФ. В ней же указано, как именно разнести дни отдыха в течение трудового года. По действующим сейчас правилам при дроблении отпуска одна его составляющая должна быть не менее 14 календарных дней. Обычно работодатель настаивает, чтобы один отпуск в текущем периоде имел такую длительность.

В дальнейшем при соблюдении этого требования остальные части могут иметь любую длительность, даже один или два дня. Иногда во внутренних документах оговаривают другую длительность отпуска. Например, работодатель закрепит в коллективном договоре, что минимальное количество дней отпуска для сотрудников его компании равно трём. Нарушением такое положение дел не считается.

Как выходные и праздники влияют на срок отдыха

По действующим сейчас правилам выходные засчитывают в общую длительность отпуска. Они подлежат той же самой оплате, как и рабочие будни. Уточним это на примере. Кладовщик Иванцов составил очередное заявление на отпуск, который продолжается с 14 по 21 июня этого года. Причём 18 и 19 – были выходными днями. Следовательно, сотруднику нужно дать отдых на 8 дней, и все их следует оплатить в одинаковом размере.

В отличие от календарных выходных, праздники в общий срок отпуска не включают. Поэтому их и не оплачивают. Обратимся к приведенному ранее примеру и предположим, что наш кладовщик Иванцов собирается отдыхать с 6 по 21 июня. Это составляет 16 календарных дней. Узнать, сколько длится отпуск в этом случае, помогут положения ст. 112 ТК РФ. Исходя из её содержания, в счёт отпуска войдут и будут оплачены только 15 календарных дней, поскольку в нашем государстве 12 июня – это официальный праздничный день. Также см. «Если отпуск совпал с праздниками ».

Отдых по внутренним документам

Упомянутая ранее длительность отдыха в 28 календарных дней является наименьшей. Любой наниматель может изменить её, установив для сотрудников компании более долгий оплачиваемый отпуск. В этом случае количество дополнительно причитающихся дней отдыха следует указать во внутреннем нормативном документе: коллективном договоре или правилах внутреннего трудового распорядка. Иногда эту норму прописывают в трудовых контрактах с подчиненными.

Имейте в виду: согласно п. 24 ст. 270 НК РФ, затраты на оплату удлиненных отпусков не позволят снизить налогооблагаемую прибыль. Хотя для конкретного работника количество оплачиваемых дней отпуска увеличится, компания сможет списать на расходы только часть отпускных, которая причитается сотруднику за 28 дней. Остальную сумму организации придётся заплатить из своей чистой прибыли.

Со всей суммы начисленных отпускных нужно удержать НДФЛ. Помимо этого, необходимо обложить её страховыми взносами. Налог на доходы физлиц следует перечислить в местный бюджет, а взносы – в соответствующие внебюджетные фонды.

Отпуск по законодательству

Ряду категорий служащих положены отпуска большей продолжительности. Кто конкретно может претендовать на удлиненный отдых, и сколько дней отпуска положено в том или ином случае, можно узнать из нашей таблицы.

Внимательно изучив эту таблицу, можно понять, сколько дней отпуск продолжается у тех или иных специалистов.

Продолжительность «северного отпуска»

Отпуск у людей, которые живут и трудятся в непростых условиях Крайнего Севера, закономерно длиннее, чем у остальных работников. Продолжительный отдых северян складывается из 2 частей:

  1. оплачиваемый стандартный отпуск в 28 календарных дней;
  2. оплачиваемый дополнительный отпуск, длительность которого зависит от климатических условий местности, где работники ведут свою трудовую деятельность.

Исходя из норм ст. 321 ТК РФ и других законодательных актов, несложно разобраться в том, сколько дней северного отпуска по закону положено тем или иным работникам:

  • трудящимся в районах Крайнего Севера причитается 24 календарных дня;
  • в приравненных к Крайнему Северу местностях работники дополнительно отдыхают целых 16 календарных дней;
  • в остальных северных районах, где действуют процентные надбавки к зарплате и районные коэффициенты, сотрудникам местных компаний положено ещё 8 календарных дней.

Как написать заявление на дополнительный отпуск

По действующим на сегодняшний день нормам такое заявление составляют в соответствии с правилами делопроизводства, действующими на предприятии. Если в компании имеется шаблон такого документа, заполнить его будет несложно.

Иначе можно воспользоваться типовой формой заявления на очередной отпуск. Тогда в содержательной части документа следует отметить, что отпуск является дополнительным, указать дату начала отдыха и его продолжительность.

Обратите внимание: отгулять дополнительный отпуск можно только после того, как будет использовано основное время отдыха.

Большинство работников чётко знает, сколько дней по закону на отпуск. 2015 и 2016 годы в этом отношении не стали исключением. В федеральные законодательные акты изменения, касающиеся продолжительности оплачиваемого времени отдыха, не вносились.

Что касается локальных нормативных документов, то в интересах каждого сотрудника запросить в кадровой службе все положения, приказы и распоряжения, касающиеся длительности и порядка оплаты отпусков. Это поможет работнику чётко понимать, на сколько дней отдыха он сможет рассчитывать, и, исходя из этого, строить дальнейшие планы.

При выборе периодов отдыха необходимо помнить, что отпуск можно брать не только за то время, которое уже отработано в компании. Исходя из норм и положений ст. 122 ТК РФ, по согласованию с нанимателем сотрудник может взять его авансом.

Также:

Источники: http://zakonguru.com/trudovoe/otpusk/grafik-otpuskov-vnesenie-izmenenij.html, http://ocbb.at.ua/publ/kogda_mozhno_idti_v_otpusk_i_kak_raschitat_otpusknye/1-1-0-10, http://buhguru.com/kadrovaya-rabota/dnej-otpuska-za-god.html




Комментариев пока нет!

Поделитесь своим мнением