Как правильно сделать запись в трудовой книжке

Формулировки записей в трудовой книге при увольнении сотрудника

Пока трудовые книжки не отменены, они являются основным документом о трудоустройстве.

В России действует закон, по правилам которого книжки должны вестись, а за его нарушение и кадровик, и организация несёт ответственность.

Давайте рассмотрим этот вопрос подробнее.

Немного о трудовых книжках

О том, как правильно вести трудовые книжки, в том числе, и как оформлять увольнение, подробно описано в правилах Постановления №225. По правилам книжки обязаны вести все работодатели, за исключением физических лиц. К слову, физическое лицо — это обычный человек, как работодатель нигде не оформленный.

К категории работодателей относятся и индивидуальные предприниматели, в том числе и фермерские хозяйства. То есть, если организация или ИП официально оформлены в налоговой, то обязаны соблюдать все требования Трудового кодекса. А по его 66-й статье заполнять трудовые книжки нужно в обязательном порядке на всех сотрудников, проработавших дольше пяти дней.

Не нужно заполнять трудовую внешнего совместителя. Но если по его просьбе и по справке с дополнительной работы запись о совместительстве была сделана в трудовую, увольнение прописывается в таком же порядке — по месту основной работы на основании копии приказа о прекращении договора с совместителем.

Порядок заполнения

Запись о прекращении отношений в трудовой должна дословно повторять текст приказа об увольнении и содержать его реквизиты.

В свою очередь, текст приказа, то есть основание увольнения, должен в точности повторять статью Трудового кодекса, по которой увольняется сотрудник (а точнее, её пункт и подпункт). Такое требование чётко прописано в 10 пункте Правил.

Как оформляется запись:

• проставляется порядковый номер записи;
• прописывается дата записи (не должна отличаться от даты приказа);
• записывается существо увольнения;
• вносятся реквизиты приказа.

Под записью располагается должность кадровика и его подпись. Ниже ставится пометка об ознакомлении сотрудника с записью («ознакомлен» и личная подпись).

На какие статьи ТК об увольнении ссылаться?

Опять же нужно ориентироваться на Правила 225-го Постановления. Его отдельные пункты посвящены именно оформлению увольнения:

• по пункту 15 Правил, при увольнении сотрудника по 77-й статье ТК, запись должна соответствовать части этой статьи (исключение, когда трудовой договор разрывается по требованию директора фирмы или по обстоятельствам, не зависящим ни от сотрудника, ни от администрации — соответствующие пункты 4 или 10 статьи);
• пункт 16 Правил обязывает указывать основание 81-й статьи ТК, если сотрудник увольняется по требованию работодателя ;
• если увольнение не зависит от желания сотрудника и работодателя, ссылаться нужно на пункты 83-й статьи ТК (пункт 17 Правил);
• если основания увольнения описаны в других статьях ТК, ссылаться нужно на них (пункт 18 Правил);
• если работник уволен и по приговору суда он не может занимать определённые должности, в книжку нужно внести об этом сведения (пункт 19 Правил).

Точные формулировки записей и ссылки на статьи Трудового кодекса, которые нужно использовать в 2016 году, можете посмотреть в Таблице 1.

Документы-основа ния для увольнения

Как правильно внести запись в трудовую книжку о приеме на работу?

Правила оформления

Как правильно сделать (оформить) запись в трудовой книжке о приеме на работу?

Чтобы формулировка о приеме нового человека на должность соответствовала всем стандартам нужно соблюдать следующие правила:

1. Шариковая ручка должна иметь синий оттенок, нельзя использовать цветные чернила.
2. Пишем запись аккуратно, все буквы, цифры должны читаться и быть разборчивыми.
3. В оформлении нужно избегать сокращений, например, нельзя писать дол-ть вместо должность. Это относится и к инициалам – только полное имя с фамилией и отчеством.

Когда вносится запись в трудовую книжку о приеме на работу?

После оформления первого документа — трудового договора, нужно внести формулировку о приеме.

Внимание! Сделать это стоит в течение пятидневного срока.

Кем вносится запись в трудовую книжку о приеме на работу?

Формулировка о приеме на новое рабочее место вносится человеком, который отвечает за ведение книжек.

Это обязанность обычно возлагается на кадровика, бухгалтера или офис-менеджера с должностными функциями по кадровому администрированию.

Порядок внесения сведений

Формулировки о приеме фиксируются в определенной последовательности.

Наименование организации

Открываем трудовой документ нового человека и в строке раздела «Сведения» вписываем наименование компании. Формулировка вносится без уменьшения, в соответствии с учредительными документами компании. Сокращать название можно только при его действительном наличии.

Внимание!В первой формулировке о компании не вносят порядковый номер и дату. Это считается ошибкой.

Если в компании существует большой поток персонала, например, на рабочие вакансии, то многие компании заказывают специальный штампик с наименованием сведений. Это облегчает работу кадрового работника при массовом подборе и позволяет избежать ошибок.

Порядковый номер вносимой записи

Под названием компании в первой графе указывается порядковый номер. Если последнее число было, к примеру, «5», то следующий номер будет «6». Стоит обратить внимание на то, что все записи делаются только вручную.

Дата приема на работу

Во втором столбце фиксируется запись о дате. Дата заполнения трудовой книжки не влияет на дату приема на работу. К примеру, новый человек принят 20 января 2016 года. В строке фиксируется – 20.01.2016.

Запись о принятии в структурное подразделение

Следующая запись после даты – принятие в структурное подразделение с указанием должности.

Должность устанавливается исходя из штатного расписания.

Этот документ необходимо иметь в каждой компании.

Наименование должностей должно быть определено исходя из квалификационного справочника. Их утверждает Правительство РФ. Если не принимать это правило, то у человека могут быть сложности при выходе на пенсию.

Важно не перепутать слово «принят». Только такая формулировка нужна в книжке. Неверно будет – «начислен», «назначен».

Для женщин употребляется формулировка – «принята», для мужчин, соответственно,- «принят».

Внимание! Запрещено фиксировать в книжке характер трудового договора, например, выход на полставки. В книжке нужна только информация, куда и на какую должность вышел новый человек.

Приказ о приеме на работу

В четвертой графе фиксируется номер, дата приказа о приеме. Сначала выставляется число даты, а затем номер.

Подпись и печать

Ставится ли печать в трудовой книжке при приеме на работу?

Запись о приеме не требуется подписывать и ставить под ней печать. Если книжка новая, то следует соблюдать правила оформления титульного листа (с печатью и подписью).

В книжке с уже имеющимися записями о трудовой деятельности никаких подписей и печатей после информации о приеме делать не нужно.

Запись «до поступления на работу трудового стажа не имел», не предусмотрена действующими нормативными актами.

Способы исправления неправильной записи

Как исправить неправильную запись в трудовой книжке о приёме на работу?

При исправлении неверных формулировок нужно брать во внимание правовые акты :

1. Инструкция по заполнению книжек, утвержденная Минтрудом России десятого октября 2003 году под номером 69.
2. Трудовой кодекс. Рассматриваются статьи об верных формулировках в книжках.

Признание записи недействительной

Если формулировка внесена неверно, то в следующей строке под новым порядковым номером вносится верная формулировка.

Под новой правильной формулировкой указывается документ, на основании чего ее вписали.

О том, что предыдущая формулировка недействительна, а также новая запись вписываются под одним и тем же порядковым номером.

Зачеркивание

Зачеркивание в трудовой книжке недопустимо. Согласно правилам заполнения этого делать нельзя.

Внимание! Исправить неправильную формулировку можно только признав ее недействительной.

Внесение дополнений

Дополнения о приеме нужно делать с признанием записи недействительной. Например, сотрудник кадров указал, что новый человек принят в отдел продаж на должность менеджера по развитию. Но ему нужно было указать должность аналитика. Он признает запись недействительной и фиксирует верную формулировку.

Порядок внесения исправлений в трудовую книжку

1. В строке с номером вносится порядковый номер.
2. Далее указывается дата исправления.
3. Графа третья – это непосредственная запись об исправлении. Верно: «Запись по №_недействительна».
4. В графе «Сведения» фиксируется верная формулировка.
5. В графе «Наименование» вносится номер, дата приказа.

В трудовой книжке неправильно указана дата приема на работу, образец исправления ошибочной записи:

Заполнять сведения о приеме следует исходя из набора определенных правил. Нарушать их при заполнении книжек не рекомендуется.

Полезное видео

О том как правильно оформить запись о приеме в трудовой книжке, вам поможет представленное видео:

Не нашли ответа на свой вопрос? Узнайте, как решить именно Вашу проблему - позвоните прямо сейчас:

Это быстро и бесплатно !

Запись в трудовой книжке нужно делать без различного рода сокращений.
В ответе на вопрос прикреплено две ссылки, где вы сможете узнать, как нужно заполнять трудовую книжку. На первой из них находится, в частности, заполнение титульного листа.

Давайте себе представим такую ситуацию: вы хотите заниматься частным предпринимательством. Хотите как и все зарабатывать себе на хлеб.

Допустим, что уже вы для себя определили будущий род деятельности.

Теперь, как бы вам этого ни хотелось, а придётся нанимать рабочих. Если вы индивидуальный предприниматель, то следует помнить о том, что вы сможете принять к себе на работу не более ста человек.

Итак, вы новичок в своём деле и ещё не знаете, как именно заполнять трудовую книжку.

а тем не менее, когда идёт заполнение трудовой книжки, нужно учесть, что если работник где-то работал, и у него уже есть эта книжка, то вам нужно будет только заполнить поля, которые соответствуют дате устройства на работу человека, времени, месяце, имя того, кто устроил на работу.

При этом следует помнить, что все поля нужно заполнять без сокращений. Если устроил частный предприниматель Иванов Семён Семёнович, то так и нужно писать, без инициалов, а именно полные имя, фамилию и отчество.

Кстати, если у работника своя трудовая книжка, о вы спокойно можете просмотреть её, как образец для будущего заполнения.

так что, с этим у вас не должно будет возникнуть трудностей.

Так же, возьмите на заметку то, что если работник поступил к вам на работу не имея трудовой книжки, то эту трудовую книжку нужно будет составлять самостоятельно. При этом с работника удерживается часть заработной платы за определённый период.

И опять же, вы сможете подсмотреть те формы, которые надо заполнять в случае создания книжки у других работников, которые имеют их в наличии.

Все записи в трудовой книжке производятся без сокращений и имеют свой порядковый номер в пределах соответствующего раздела. Даты вписываются арабскими цифрами: число и месяц - два знака, год - четыре знака (например, 11.05.2011)

1 шаг. Заполните первую страницу трудовой книжки. Если там уже есть записи, проверьте их правильность.

Фамилия, имя, отчество заполните в соответствии с паспортными данными. Дата рождения запишите арабскими цифрами (например, 19.01.1987). Образование укажите прописью и полностью (например, «среднее профессиональное», «высшее профессиональное»). Специальность запишите в именительном падеже, основываясь на документ об образовании (например, «учитель», «бухгалтер», «экономист»). Укажите дату заполнения трудовой книжки. Она должна быть не позднее 5 дней с даты приема на работу. Поставьте свою подпись разборчиво и расшифруйте ее рядом. Проследите, чтобы владелец книжки проставил свою подпись для подтверждения сведений, которые вы указали. Поставьте печать организации (предприятия), но не отдела кадров.

2 шаг - Перед записью о приеме на работу поставьте штамп предприятия с его данными или пропишите их полностью. Теперь заполните графы: 1 графа – номер записи по порядку (он ставится напротив записи о приеме, переводе, увольнении работника, а не – штампа). 2 графа – дата записи арабскими цифрами (она должна соответствовать дате приема, перевода, увольнения и дате составления соответствующего документа (приказ, распоряжение и т.д.), а не тому дню, когда вы заполняете трудовую книжку). 3 графа – сведения о приеме на работу, переводе, увольнении, переименовании отдела или организации без сокращений в соответствии с приказом, распоряжением (например, «уволен в связи с истечение срока трудового договора, пункт 2 части первой статьи 77 трудового кодекса Российской Федерации»). Если работник уволен, укажите свою должность, поставьте подпись с расшифровкой и печать организации. Обязательно должна стоять подпись владельца книжки, которая свидетельствует о его ознакомлении с записью. 4 графа – основание для записи (приказ, распоряжение, решение общего собрания, протокол), дата арабскими цифрами и номер документа (например, «Приказ от 07.05.2011 г. №133-ок).

3 шаг - В «Сведения о награждениях» вносите только записи о государственных наградах и почетных званиях в соответствии с приказами, а также о награждениях почетными грамотами, нагрудными значками, дипломами и т.п. производимыми организацией. В 3 графе запишите кем, за какие заслуги награждается работник и тип награды. Остальные графы заполняются тем же образом, как в «Сведениях о работе».

- Денежные премии не вносятся в трудовую книжку.

4 шаг - Оформляйте запись в трудовой книжке по совместительству, если этого желает работник. Но это можно делать только в отделе кадров по основному месту работы.

1. Не делайте запись о приеме на работу в трудовой книжке ранее, чем через 5 дней после даты приема. Если за это время работник решил расторгнуть трудовой договор, то записи быть не должно. 2. Нельзя продолжать записи о работе в разделе «Сведения о награждениях». Если раздел «Сведения о работе» закончился, специалист по управлению персоналом должен оформить и вшить вкладыш в трудовую книжку.

Что касается документа, на основании которого вносится запись о приеме на работу к индивидуальному предпринимателю, то таким документом является приказ (распоряжение) о приеме на работу, издаваемый на основе заключенного трудового договора (статья 68 ТК РФ; пункт 3.1), Инструкции по заполнению трудовых книжек, утвержденной постановлением Министерства труда и социального развития РФ от 10.10.2003 № 69.

Запись в трудовую книжку следует внести со дня начала работы у данного индивидуального предпринимателя. Соответственно, в этом случае при увольнении работника, принятого на работу до 6 октября2006 г. в трудовой книжке также производится запись об увольнении. При отсутствии в трудовой книжке записи о приеме на работу работника, принятого на работу к индивидуальному предпринимателю до 6 октября, запись об увольнении такого работника после 6 октября не имеет основания (Письмо Роструда от 30 августа2006 г. № 5140-17).

Источники: http://zakonguru.com/trudovoe/personal/uvolnenie/kak-pravilno-sdelat-zapis-v-trudovoj-knizhke.html, http://moyafirma.com/shtat/hr/kadrovoe-deloproizvodstvo/priem-na-rabotu/documenty/oformlenie-zapisi-trudovoj.html, http://qalib.ru/a/kak-pravilno-sdelat-zapis-v-trudovoy-knizhke

Поделитесь своим мнением