Как правильно составить акт приема передачи

Акт приема-передачи документов – правила и порядок составления

Каждое должностное лицо в своей работе пользуется определенным пакетом, которые у него хранятся и за которые он отвечает.

Но каждый документ имеет срок хранения. По истечении, которого он подлежит сдаче на хранение. Также бывают случаи, когда бумаги нужно передать от одного работника к другому, либо переместить из одного структурного подразделения в другое.

Назначение и законодательное регулирование использования данного акта

Скачать бланк и образец Акта приема-передачи документов.

При перемещении любых документов должен составляться акт приема – передачи, который фиксирует факт передачи документов от одного работника к другому, либо сдачу в архив на хранение.

Этот документ имеет юридическую силу при наличии всех положенных реквизитов, главными из которых являются подписи сдающей и принимающей стороны, а также комиссии при ее наличии.

В прочих случаях акт составляется по желанию сторон, что бы придать процедуре юридический статус.

Когда он применяется

• перемещение документов из одного структурного подразделения в другое;
• передача документов от одного должностного лица другому;
• передача товарно-материальных ценностей;
• передача документов при смене юридического статуса компании.

Этот перечень не является исчерпывающим.

Особенности процесса в различных ситуациях

Архивное хранение

В данной ситуации оформление документов зависит от того куда они сдаются на хранение. В большинстве организации имеется свой архив и лицо ответственное за него.

Дела долгого срока хранения должны быть прошиты и пронумерованы. Документы со сроком хранения менее 10 лет допускается хранить в скоросшивателях.

Ликвидация, реорганизация, продажа предприятия

При ликвидации организации создается комиссия, которая в том числе отвечает за передачу дел на хранение в государственный архив. Это довольно трудоемкая работа, поскольку в государственной системе делопроизводства есть свои стандарты, которые обязательно должны быть выполнены для приема дел на хранение.

При продаже и реорганизации, комиссии образуются с двух сторон. Это может быть и одна комиссия, но в нее обязательно должны входить представители обеих сторон.

Смена директора, учредителя

При смене руководителя и учредителя организации создается комиссия по приемке-передаче всей числящейся за ним документации.

Как правило, это учредительные документы и печать организации. Если уже назначен новый руководитель, то все дела передаются ему, если же нет, то ответственность за сохранность этих документов несет комиссия.

Увольнение сотрудника

Самый распространенный и в то же время самый простой случай, когда составляется акт приема – передачи дел, это увольнение должностного лица и передача всей его документации другому.

Передаче конкурсному управляющему

При процедуре банкротства любой организации назначается арбитражный управляющий. который и ведет все дела до полного закрытия компании. Документы в этом случае должны быть переданы на хранение в государственный архив.

Правила составления

Передача документов производится в присутствии передающего и принимающего должностного лица. Если есть комиссия, то в присутствии всех членов комиссии.

Каждый вид документов пересматривается на полноту и соответствие заполнения и записывается в акт. Подсчет производит, как правило, принимающая сторона. Если при приемке-передаче присутствует комиссия, то подсчетом занимаются члены комиссии.

Порядок оформления

Законодательство не устанавливает форму акта приемки – передачи документов. Но в практике делопроизводства сложилась определенная форма данного документа.

• наименование организации;
• наименование документа;
• дата и место составления;
• вводная часть, в которой указывается лицо сдающее документы, лицо, их принимающее и состав комиссии при ее наличии;
• перечень документов с указанием числа;
• подписи всех участвующих в приемке-передаче.

Акт составляется либо непосредственно в процессе подсчета вручную, либо сначала составляется черновик, который затем перепечатывается и подписывается всеми членами комиссии.

Структура и содержание

Акт может составляться на бланке организации, где вверху указывается полное наименование организации.

Затем идет наименование акта, например акт приема-передачи документов отдела кадров.

Ниже ставится дата и место составления акта.

Далее идет основная часть акта, указываются все участвующие стороны.

Для перечисления документов лучше составить таблицу. в которой предусмотреть колонки для наименования документов, их количества, желательно предусмотреть колонку для примечаний.

Оформление передаваемых документов

Перед передачей документы должны быть оформлены согласно правилам делопроизводства. Дела, которые уже закончены должны быть сшиты и пронумерованы, первой страницей должна идти опись .

Все прочие документы должны быть сформированы в папки и дела, распределены в хронологическом порядке и иметь все необходимые реквизиты, такие как дата и номер при необходимости.

Нюансы составления для различного вида бумаг

Для того, что бы правильно осуществить процесс приема-передачи документов, прежде всего нужно знать, какие документы должны быть в наличии, в том или ином случае.

Как правило, они должны быть прописаны в номенклатуре дел, либо в учетной политике организации.

Для бухгалтерского делопроизводства

Передавая бухгалтерские документы от одного лица другому нужно учитывать, имеются ли среди них бланки строгой отчетности.

При их наличии и передаче лучше составлять отдельный акт, поскольку они являются материальной ценностью, также желательно, чтобы их передача осуществлялась комиссией, а не только принимающей и передающей стороной.

Для кадровых документов

При передаче кадровых документов их лучше скомпоновать по наименованию и срокам хранения, то есть те документы, которые подлежат хранению 75 и более лет складываются отдельно, все прочие отдельно.

В процессе приемки-передачи также можно отобрать документы подлежащие уничтожению, к ним относятся, например приказы по кадровой работе, которые хранятся от 3 до 5 лет. Эти документы можно занести в отдельный акт.

Чистые бланки трудовых книжек лучше передать отдельным актом, как материальные ценности.

Учредительные и правоустанавливающие

Основными документами любой организации являются учредительные документы, поэтому их передача должна осуществляться с особой тщательностью.

Отдельное внимание при передаче таких документов нужно уделить гербовой печати.

Порядок передачи бумаг в государственный архив при ликвидации предприятия рассмотрен в следующем видео сюжете:

Остались вопросы? Узнайте, как решить именно Вашу проблему - позвоните прямо сейчас:

Как правильно составить акт приема-передачи работ и для чего это нужно

В отечественном делопроизводстве под актом приема-передачи работ подразумевают официальный документ, свидетельствующий об отсутствии любых претензий сторон (заказчик/исполнитель) по заключенному договору о выполненных работах. При этом не играет роли, имеет ли претензии лишь одна сторона, или недовольны обе: после того, как составленный надлежащим образом акт подписан, считается, что удовлетворен и заказчик, и исполнитель.

Важно помнить, что такой документ имеет юридическую силу и может выступать в качестве полноправного основания для вынесения решения судом, если какое-либо положение относительно качества или сроков выполненной работы будет оспариваться на уровне судебной инстанции.

Помимо общепринятого толкования, под актом приема-передачи могут в ряде случаев понимать и приложение к основному договору по окончании всех оговоренных в нем работ, однако такая трактовка этого документа используется реже. Так или иначе, коль скоро акт приема-передачи работ представляет собой официальный документ, важно знать, как его составлять правильно.

Как же составляется акт приема-передачи работ?

Несмотря на то, что законодательно закрепленной единой формы для акта приема-передачи работ не существует, правил, регламентирующих процедуру его составления, немало, и для того, чтобы указанный документ имел впоследствии предписанную ему законом юридическую силу, важно учесть их все. Оптимальным решением при необходимости составить такой акт будет скачать бланк акта приёма-передачи работ. наиболее подходящий к специфике деятельности организации, и адаптировать его к конкретной ситуации.

Вне зависимости от того, о каких работах ведется речь в акте, указанный документ составляется в двух экземплярах и обретает статус официального при его подписании заинтересованными сторонами. Подписание акта обязательно должно сопровождаться заверением печатью. Если эти условия соблюдены, то впоследствии претензий о не обоснованной законодательно компенсации, не сможет возникнуть ни у одной из сторон. Более того, верно составленный и правильно заверенный акт приема-передачи выступает гарантом выполненных работ: он декларирует сам факт оказания услуги, а также срок и стоимость работ, которые входят в предмет договора. Словом, грамотно заверить акт ‒ это превратить его в настоящий юридический документ.

Еще один важный момент: практикующими юристами рекомендовано подписывать каждую страницу акта приема-передачи работ, чтобы впоследствии в случае устранения разногласий через суд акт не мог бы быть изменен. Это правило носит скорее негласный характер, однако, по понятным причинам, целесообразно ему следовать.

Что касается формы акта приема передачи работ, то при его составлении обязательно должны быть указаны следующие реквизиты:

• название документа и дата его составления,
• состав комиссии, осуществляющей приемку работ (при наличии),
• полное наименование подрядчика (название компании, фактическое и юридическое местонахождение, должность, ФИО),
• место составление акта,
• полное описание выполненных работ.

Содержащий все эти данные документ скрепляется подписями и при необходимости удостоверяется грифом утверждения и клише печати организации.

Что еще важно знать при составлении акта приема-передачи работ?

Согласно общим правилам делопроизводства, такой документ должен иметь две части ‒ вводную и основную. Во «введении» описываются основания, послужившие для составления акта приемки-передачи, и указывается состав принимающей комиссии. В основной части полностью раскрываются этапы выполненных работ. Также эта часть содержит выводы и заключение комиссии. Если комиссия не собиралась, то в основной части указывается перечень выполненных работ и взаимные претензии, если таковые имеются, после чего производится заверка акта сторонами договора.

Удостоверить акт приема-передачи работ можно поэтапно. В таком случае, если впоследствии будут выявлены недостатки уже принятых работ, возникших по вине заказчика, то ответственность полностью перейдет к нему.

Следует отметить, что некоторые компании не имеют какого-либо образца акта приёма-передачи работ и не придерживаются общих правил составления этого документа, расширяя его правовое поле за счет требований вносить в акт не только сведения об объеме выполненных работ, но и цену по каждой позиции, тем самым детализируя его.

Не нашли ответа на свой вопрос? Узнайте, как решить именно Вашу проблему - позвоните прямо сейчас:

Это быстро и бесплатно !

Как правильно составить акт приема-передачи нежилого помещения в аренду

К актам приема-передачи нежилых помещений предъявляются общие требования к составлению актов. Таковых немного и соблюсти их при оформлении документов не составит труда. Общая структура акта приема-передачи такова:

• в первую очередь указывается наименование документа — «Акт приема-передачи нежилого помещения »;
• затем — дата его составления;
• ниже необходимо указать реквизиты договора, к которому настоящий акт является приложением, наименования (для юридических лиц) или имена (для физических лиц) сторон, которые составляют акт;
• далее идет информация о сторонах договора аренды: для юридических лиц это ИНН, ОГРН, ФИО руководителя, который подписывает акт, и основания для исполнения им полномочий (в большинстве случаев это устав); для физических — паспортные данные, адрес регистрации по месту жительства;
• после этого необходимо описать помещение, которое передается в рамках заключенного договора: адрес, этаж (если помещение находится в многоэтажном доме), площадь, описание его внутреннего строения (число комнат, планировка и т. п.);
• затем описывается состояние жилого помещения: здесь следует указать состояние межкомнатных перегородок, ограждений, стен, дверных и оконных проемов; проведен ли капремонт, зафиксировать качество ремонта, везде ли присутствует ремонт косметический; описать, подведены ли коммуникации (электроснабжение, теплоснабжение, канализация и водоснабжение), в каком состоянии они находятся на момент осмотра;
• далее составляется перечень выявленных в ходе осмотра недостатков объекта;
• завершают документ подписи сторон с расшифровками (а если стороны зарегистрированы в качестве юридических лиц или ИП, то при наличии - и печати).

Обратите внимание!

Как уже было сказано выше, акт приема-передачи является неотъемлемым приложением к договору аренды нежилого помещения. Поэтому количество экземпляров акта должно соответствовать числу сторон.

Подписывать акты имеют право только стороны договора или их представители. Так, если договор аренды заключается между физическими лицами, то акт подписывается ими, а если между юридическими, то право подписи имеют только руководители или прямо уполномоченные на совершение таких действий лица. Если говорить о представителях (как физических, так и юридических лиц), то они обязательно должны иметь доверенность. От физического лица доверенность составляется в простой письменной форме и заверяется только подписью лица, ее выдавшего. Доверенность от имени юридического лица также составляется в свободной форме, но заверяется подписью руководителя и печатью (при наличии).

В момент подписания акта приема-передачи по общему правилу происходит передача ключей и необходимых документов. Следует отметить, что с момента подписания сторонами акта сторона, которой передано имущество, несет ответственность за его содержание.

Источники: http://www.delasuper.ru/view_post.php?id=11001, http://moyafirma.com/buhgalteriya/kak-pravilno-sostavit-akt-priema-peredachi-rabot-i-dlya-chego-eto-nuzhno.html, http://sovetnik.consultant.ru/biznes/kak_pravilno_sostavit_akt_priemaperedachi_nezhilogo_pomeweniya_v_arendu/

Поделитесь своим мнением