Как правильно составить инструкцию



Как правильно составить должностную инструкцию?

Что такое должностная инструкция?
Должностная инструкция — документ, регламентирующий обязанности и полномочия сотрудника.
Должностные инструкции разрабатывает руководитель подразделения для своих непосредственных подчиненных. Должностные инструкции на должности, находящиеся непосредственно в его подчинении, утверждает руководитель организации. На другие должности инструкции утверждают соответствующие заместители по функции. Должностная инструкция составляется в трех экземплярах. Первый экземпляр должностной инструкции на каждого работника хранится в отделе кадров, второй — у руководителя подразделения, третий — у работника.
Должностные инструкции разрабатывают в соответствии с положением о подразделении. Комплект должностных инструкций охватывает все функции подразделения, либо отдела и распределяет обязанности и нагрузку между сотрудниками с учетом уровня их квалификации. Каждая должностная инструкция содержит однозначное определение того, чем данная работа отличается от иных работ. Ответственность за полноту обеспечения организации должностными инструкциями лежит на начальнике отдела кадров. Не существует стандарта, регламентирующего содержание и процедуру разработки должностной инструкции, в связи с чем каждая организация имеет возможность самостоятельно формировать описание той или иной должности, и определение списка обязанностей сотрудника.
Должностная инструкция информирует сотрудника о его обязанностях, о внутренних правилах предприятия, критерии оценки результатов труда, ориентиры для повышения квалификации. Является основой оценки результатов трудовой деятельности сотрудника, принятия решения о его дальнейшем внутреннем перемещении (повышении, увольнении, зачислении в разряд руководящих должностей, направлении на дополнительное обучение и т. п.). Содержит информацию для проведения отбора работников при найме (собеседовании), оценке уровня соответствия кандидатов вакантной должности.
Из каких основных разделов состоит должностная инструкция?
Общие положение, оговаривает взаимоотношения и структуру подчиненности;
Квалификационные требования, раздел, который отражает необходимый опыт, образование, знания;
Регламентация деятельности отражает правовые документы, которые регулируют опрделенный вид деятельности, согласно законодательству;
Должностные обязанности оговаривают ряд мероприятий и действий, которые должен выполнять сотрудник, и каких документов и данных придерживаться в процессе своей деятельности.
Права и ответственность работников, условия работы и оплаты труда. Приведем пример: должностная инструкция менеджера по продажам.

Автор: Быкова Светлана. Источник: Бизнес форум Katsyt


Комментарии к статье
Добавить комментарий

У вас нет полномочий комментировать. Авторизуйтесь для получения доступа.

Читайте также в нашем каталоге:

Важность правильного выбора профессии
Практически каждый знает, насколько важно сделать правильный выбор профессии, от этого во многом будет зависеть дальнейшая жизнь. На рабочем месте человек проводит значительную часть времени, и то чем он занимается влияет как на ежедневное настроение, так и на общее ощущение удовлетворенности своей судьбой.

Уволили – как жить дальше?
Из этой статьи вы узнаете, что увольнение - это не конец света.

Биржа труда: плюсы и минусы
Данный обзор посвящен, прежде всего, тем, кто недавно потерял работу и колеблется - вставать ли на учет на бирже труда или нет. Отвечу однозначно - вставайте, ибо вы ничего не теряете, а наоборот получаете бесплатно новую профессию, и помимо этого вам будут выплачивать денежное пособие. Однако обо всем по порядку.

Супервайзер - что за профессия?
Супервайзер (от англ. supervisor – надсмотрщик, надзиратель) – руководитель команды торговых представителей, мерчендайзеров, промоутеров и т.п. Главная задача супервайзера - организация работы и контроль деятельности тех сотрудников, которые непосредственно продают товаровы в магазины, обеспечивают мерчендайзинг продукции, осуществляют BTL-акции.

Кем работают русские в Китае
Чем занимается молодежь, приехавшая в Китай на заработки.

Как составить производственную инструкцию

Идея составления инструкции начинается с понимания того, что хорошая инструкция – это вид алгоритма, предназначенный для людей как исполнителей алгоритма. Между исполнительным механизмом и человеком есть разница: механизму уже определен объект воздействия, а человеку еще надо пояснить что, где и зачем находится, иначе он, как неподготовленный исполнитель, и нужную задвижку будет не там где нужно искать. И вообще, для человека сначала нужно подготовить базу знаний в его голове прежде, чем он сможет выполнять действия по инструкции или алгоритму. Эти вопросы обыгрываются в разделе в методологическом плане и на конкретных примерах инструкций.

Дальнейший текст статьи подготовлен с использованием материалов:

Чтобы составить производственную инструкцию, нужно подробно изучить и описать производственные или технологические процессы. Она может описывать и физические, химические явления, правила эксплуатации оборудования или регулировочные работы. На составителе инструкции лежит большая ответственность и ему требуется детально вникнуть в производственный процесс.

Составитель инструкции должен четко представлять: для кого она; что представляет собой исполнитель; какие сведения нужно ему дать, чтобы он мог выполнить свою роль.

С точки зрения алгоритмиста, при составлении инструкций нужно выделить и обозначить: объекты, включая людей; состояние объектов, включая базу знаний людей; средства воздействия на состояние, включая подготовку базы знаний людей; действия объектов, например людей, и действия над объектами, например над арматурой.

1. Составьте вводную часть производственной инструкции. Здесь отразите область распространения и назначение документа, использованную техническую литературу. Инструкцию следует составлять с учетом требований правил, инструкций и паспортов предприятий-изготовителей котлов и вспомогательного оборудования, ведомственных нормативно-технических документов.

Инструкция должны содержать: сообщение о назначении инструкций и перечень должностей работников, для которых знание инструкций обязательно.

С точки зрения алгоритмиста, нужно определить требования к исходному состоянию объектов и исполнителей (закончены подготовительные работы, подготовлен персонал), а также средства достижения и поддержки состояния, обеспечивающего алгоритмическое функционирование технических объектов и исполнителей/персонала. Подготовительные работы, профилактика, ремонты, обучение, включая изучение составленной инструкции, ТБ и т.д. и т.п.

2. Отразите требования к безопасности труда в основной части документа, перед описанием работы или после него в зависимости от требований или пожеланий Заказчика. Здесь можно указывать ссылки на имеющиеся инструкции по охране труда, санитарные нормы и правила, или составлять текст конкретных требований. Здесь же указывайте применяемые средства индивидуальной защиты, требования безопасности к комплектующим деталям, сборочным единицам и материалам.

3. Опишите технологическую последовательность выполнения действий, операций. Процессы описывайте простыми фразами, обозначающими действие над объектом, сопровождая указанием параметров (если нужно). Запишите информацию о требуемом технологическом режиме, т.е. параметрах температуры, давления, мощности и др. требуемых при выполнении операции.

4. Укажите, какое оборудование задействовано в технологическом процессе. Наименования приспособлений, инструментов и средств измерения указывайте в соответствии с технологической документацией на них. Приписывая инструментам и приспособлениям буквенный код, вы можете сократить текст описания операций.

5. Описание эксплуатации оборудования составьте в виде перечня или последовательности действий персонала, его обслуживающего. Здесь могут быть пункты об обязанностях персонала во время подготовки оборудования к работе, во время его работы, поломки и аварийных ситуаций, а также по завершению работы на оборудовании. Кроме того, обязательно прописывается ответственность персонала при обслуживании механизмов и работе на них.

6. Инструкция должна содержать перечень и описание систем управления, автоматизации, измерений, сигнализации;

описание операций по пуску и включению в работу оборудования, по обслуживанию оборудования во время эксплуатации, при остановке оборудования и мероприятий в период плановых ремонтов;

перечень возможных неисправностей оборудования и мероприятий по ликвидации неисправностей.

7. В инструкции или в прилагаемой к ней режимной карте должны быть указаны нормальные и предельно допустимые параметры работы установки и отдельных аппаратов (количество и производительность аппаратов, температура, расходы реагентов и воды, условия выполнения отдельных технологических операций).

8. Большой текст разбейте на разделы и подразделы. Пункты и подпункты пронумеруйте. Приводите таблицы или графические иллюстрации, если они необходимы.

9. На первом листе инструкции укажите ее наименование (вверху), отрасль, к которой относится производство. Ниже справа должна быть подпись об утверждении инструкции, должность и дата утверждающего. Далее расположите основной текст инструкции, который, если нужно, переносите на последующие страницы. Справа и внизу, в отдельном поле укажите состав ее исполнителей и фамилию, имя разработчика и контроллера.

Составление должностной инструкции

Правила управления должностными инструкциями

Составление должностных инструкций позволяет четко и конкретно определить права, обязанности и ответственность персонала организации. Для правильного управления должностных инструкций должны быть сформулированы четкие правила по их составлению, оформлению, изданию, применению и хранению. Единый подход к построению структуры инструкции и содержанию разделов позволит отразить полный перечень обязанностей и задач, ответственности и полномочий, и, при необходимости, указать в инструкции необходимые пояснения, такие как – «примеры работ», «специализация» и т.п.

Необходимо понимать, что нет одинаковых предприятий в связи с чем, для каждого предприятия типовые должностные инструкции могут дополняться и/или изменяться. Обязанности и задачи для одной должности могут быть распределены между отдельными исполнителями. Соответственно, обязанности и задачи отдельных работников могут быть расширены с поручением им равных по сложности работ, предусмотренных для различных групп должностей, выполнение которых не требует другой специальности или квалификации.

Все это должно учитываться при составлении должностных инструкций.

Необходимо исключить дублирование в должностных инструкциях функций и обязанностей для различных должностей, так как это может привести к негативным последствиям.

Должностные инструкции утверждаются руководителем организации или лицом, которому руководитель организации письменно делегировал такие полномочия. Работник должен быть ознакомлен с должностной инструкцией под роспись. Должностная инструкция должна быть переиздана при изменении названия организации, структурного подразделения или названия должности, для которой она разработана.

Составление должностной инструкции

Общая структура должностной инструкции может состоять из следующих разделов:

  • Общие положения
  • Должен знать
  • Квалификационные требования
  • Характеристика работ, задачи и обязанности
  • Права

Возможно внесение в инструкцию дополнительных разделов:

  • Введение/Предисловие
  • Взаимоотношения (связи) по должности
  • Специализация
  • Примеры работ

Название должности в должностной инструкции должно соответствовать государственному Классификатору профессий. В разделе "Общие положения" могут содержаться основные данные о должности и сфере деятельности работника, порядок назначения на должность и прекращение исполнения должностных обязанностей, наименование подразделения, непосредственную подчиненность работника и наличие подчиненных, а также порядок замещения на период временного отсутствия.

В разделе "Квалификационные требования" должны содержаться квалификационные требования к работнику (уровень образования, уровень квалификации, необходимый трудовой стаж). Данный раздел может быть включен в состав раздела "Общие положения".

В разделе "Должен знать" должны содержаться требования к знанию основных международных и национальных законодательных актов, ведомственных нормативных документов и других материалов, которыми должен руководствоваться работник при выполнении своих обязанностей. Данный раздел может быть включен в состав раздела "Общие положения".

Раздел "Характеристика работ, задачи и обязанности" должен содержать четко сформулированные обязанности работника. Может описываться перечень решаемых вопросов, выполняемые функции и процессы. В формулировках данного пункта необходимо применять слова: руководит, утверждает, осуществляет, организует, рассматривает, исполняет, обеспечивает, контролирует, принимает участие, готовит и т.п.).

Раздел "Права" должен содержать перечень прав работника, которые необходимы для выполнения своих обязанностей. Не стоит указывать в должностной инструкции права, которые предусмотрены законодательством, так как это может излишне перегрузить инструкцию текстом. Необходимо помнить, что должностная инструкция не может отменять или ограничивать работника в конституционных и в гражданских правах, но должна описывать дополнительные права для выполнения обязанностей по должностной инструкции.

Раздел "Ответственность" должен содержать меру ответственности работника за невыполнение требований должностной инструкции. Аналогично пункту "Права" необходимо понимать, что данный пункт не способен отменить или ограничить ответственность работника, предусмотренную законодательством, но здесь можно дать расширенное описание наступающей ответственности за неисполнение или нарушение.

Правильная должностная инструкция

Любой, даже самый грамотно составленный документ компании, может восприниматься как крайне необходимый или как совершенно бесполезный. Если документ составлен, утвержден и не применяется, то и толку от него никакого нет. А если он применяется, при этом постоянно дорабатывается и переиздается, то и обойтись без такого документа нелегко.

Всё выше сказанное относится и к должностной инструкции. Если к разработке и изданию должностной инструкции подошли формально, только для того, чтобы она была – то и пользы от подобной инструкции будет немного. А вот если должностная инструкция разработана, согласована с исполнителями и руководителями исполнителей, постоянно дорабатывается, используется и исполнителями и руководством, то это будет нужный и востребованный документ.

Автор комментария: Ксения - 11.02.2016

Почему нет должностной на "техника-гидротехника"?

Автор комментария: Администрация - 11.02.2016

Здравствуйте Ксения!
К сожалению в классификаторе "Водный транспорт", да и не только в нем, такая должность не прописана. Максимально приближенная инструкция к должности "техника-гидротехника" это "начальник отдела гидротехнических и инженерных сооружений" (http://www.borovik.com/index_instruction.php?Gins=110&lang_i=0)

Вы можете оставить свое мнение о прочитанной статье

Внимание! В комментарии запрещено указывать ссылки на другие сайты!

Источники: http://xn----7sbabno2abl4a9aggb.xn--p1ai/obschestvo/rabota/kak-pravilno-sostavit-dolzhnostnuyu-instrukciyu.html, http://algoritmist.ru/sostavlenie-instrukcij/kak-sostavit-proizvodstvennuju-instrukciju.html, http://www.borovik.com/index.php?name=sostavlenie-dolzhnostnoy-instruktsii




Комментариев пока нет!

Поделитесь своим мнением