Как правильно составить регламент
Как написать регламент работы и что это такое
Прежде чем отвечать на этот вопрос, следует выяснить, что это за документ. Регламент работы подразумевает под собой некий свод документов, в котором указан порядок действий или правил, которые регулируют определенный рабочий процесс. При этом все действия должны регламентироваться специальными, заранее установленными сроками.
Как написать регламент работы
Следует назначить соответствующего квалифицированного человека, который будет осуществление определенных работ, которые будет определять руководитель организации в регламенте. Поэтому эту работу должен выполнять ответственный сотрудник.
Необходимо обязательно обозначить определенный предмет регламента для формирования специального бизнес-проекта. При этом нужно обратить внимание, чтобы это касалось самих работ, которые будут напрямую связаны с созданием, а также выпуском товаров для клиентов компании и для получения прибыли.
Затем нужно провести небольшое собрание. Это очень важно, когда рабочий процесс, который подробно описан в регламенте сталкивает одинаковые интересы разных подразделений и ведомств. При этом важно, чтобы представители структурных подразделений пришли на собрание. В свою очередь ответственное лицо по регламенту должно объяснить всем более подробно о значении и важности рабочего процесса. Именно поэтому нужно внимательно выслушать мнение всех заинтересованных в этом лиц и после чего учтите все мнения.
В регламенте работе нужно как можно подробнее описать бизнес-процесс. При этом будет хорошо если рабочий процесс не столь сложный, а за него отвечает сотрудник, который может довольно четко представлять всем окружающим этапы производственной деятельности. После этого вместе со всеми сотрудниками нужно обсудить регламент. Но если бизнес-проект является более сложным, тогда все работники должны подробно расписать производственную деятельность на определенных участках работы.
Соберите все нужные материалы (документально подтвержденную информацию), а после чего обсудите их с другими сотрудниками.
Предоставьте всем сотрудникам предварительно написанный регламент. В будущем это может положительно повлиять на правильное ведение диалога и разработку корректировок. При этом каждый сотрудник должен высказать свое мнение по этому поводу.
Передайте откорректированный текст регламента руководству организации для его утверждения.
Как написать регламент работы – это достаточно интересный вопрос, который требует тщательного рассмотрения, и детализации информации, ведь это достаточно важный документ для дальнейшей работы компании.
© Автор: Жданова Елена
С этой статьей читают:
Регламент согласования. Порядок, положение. Образец, пример, шаблон, форма, текст, скачать.
Нужно ли утверждать регламент согласования? Обязательно. Нужно зафиксировать правила игры, одинаковые для всех.
Можно ли отказаться от санкций в положении? Санкции необходимы для обеспечения выполнения регламента. Все должны понимать, что будет, если они будут плохо работать, намеренно затягивать согласование.
Не слишком ли жесткий регламент? Нет. Люди получают зарплату за свою работу и должны выполнять ее качественно. Любые простои - потери для бизнеса.
Можно ли использовать предложенную форму мне в своей работе? Конечно. Копируйте, адаптируйте, применяйте. Для этого и опубликовано.
Поясните, пожалуйста. Пишите нам вопросы. Ссылка на контакты в конце статьи.
Предлагаю Вашему вниманию регламент согласования проектов документов.
Утверждено приказом
генерального директора
N _________ от ___________
Регламент. Положение о порядке согласования.
Цели и задачи регламента.
Настоящий регламент направлен на повышение управленческой эффективности компании, быстроты и качества принятия решений. Выполнение регламента должно обеспечить конкурентные преимущества компании на динамичных рынках, требующих быстрого и ответственного принятия решений.
Регламент устанавливает порядок формирования документов для согласования, порядок и сроки рассмотрения заявок на согласование, порядок выставления замечаний и их устранения.
Порядок подготовки документов для согласования
Инициатор согласования готовит комплект документов для согласования. На согласование направляется полностью готовый, сформированный комплект документов. Внесение изменений по собственной инициативе в комплект документов, уже направленный на согласование, инициатором допускается только в экстренных случаях (обнаружение ошибок) с последующим обязательным депремированием инициатора, а в случае систематических ошибок, его непосредственного руководителя.
[Комментарий. На согласование должны направляться готовые документы. Если разрешить направлять полуфабрикаты, то согласующие подразделения завалятся бумагой, будут по десять раз смотреть один и тот же документ]
Инициатор для каждого согласующего подразделения оформляет отдельный лист согласования, в котором указывает название документа, согласующее подразделение и дату направления.
[Комментарий. Отдельные листы согласования для различных подразделений совместно с правилом, что каждый работает только с вопросами своей компетенции, позволяют проводить согласование параллельно]
Инициатор направляет документ на согласование в подразделения, чьи сферы ответственности затрагивает документ.
Инициатор уведомляет секретариат о начале согласования документа, передает в секретариат список служб и отделов, куда направлен документ с указанием даты направления.
Порядок формирования замечаний
Согласующее подразделение в трехдневный срок обязано согласовать документ или подготовить исчерпывающий список замечаний. На следующих этапах согласования обсуждаются только вопросы, поднятые на этом этапе. Появление новых замечаний по уже проработанному тексту возможно только в экстренных случаях (обнаружение пропущенных ошибок) с последующим обязательным депремированием согласующего специалиста, а в случае систематических ошибок, его непосредственного руководителя.
Выставление подразделением замечаний, не относящихся к сфере его компетенции, не допускается.
[Комментарий. Пункты направлены на исключение затягивания согласования. В такой формулировке регламента мы на первом этапе сразу имеем исчерпывающий список замечаний от всех подразделений. При этом замечания от разных подразделений не пересекаются. Так что их исправление не требует повторного согласования в других подразделениях.]
В листе согласований делается отметка 'Согласовано' или 'Внесены замечания и предложения'. Список замечаний прилагается.
Порядок устранения замечаний
Исполнитель вносит исправления по полученным замечаниям, если считает это возможным. В случае, если исполнитель внес в документ редакцию в точном соответствии с рекомендацией профильного подразделения, повторное согласование не требуется. Если исполнитель считает невозможным внести изменения в точном соответствии с рекомендацией профильного подразделения, исполнитель направляет пояснительную записку, объясняющую ситуацию.
Для сближения позиций исполнитель может провести рабочее совещание с лицом, ответственным за согласование.
Обо всех документах, которые не удается согласовать в 15-дневный срок, докладывается руководству компании.
Сфера действия регламента
Настоящее положение распространяется на все подразделения и сферы деятельности компании. Регламент обязателен для исполнения всеми сотрудниками компании, в чьи служебные обязанности входит согласование документов.
Согласование осуществляется в следующих подразделениях:
Информационные технологии, программное обеспечение, компьютеры и связь - Отдел информационных технологий.
Юридические вопросы - Юридическая служба.
Кадровые вопросы, обучение, социальные программы, премирование и поощрение, подбор персонала, аттестация, сокращения и увольнения - Служба управления персоналом.
Финансовые вопросы - Финансовый департамент, бухгалтерия.
Структура, содержание, текст документов, ознакомление сотрудников - Секретариат.
Вопросы доступа, вопросы безопасности - Служба безопасности.
Раскрытие информации, интервью, публикации, реклама и рекламные материалы - Служба рекламы и PR.
Ответственность
Сотрудник, согласовавший документ, в части своих компетенций несет ответственность за его правильность и соответствие интересам компании. Ответственность сотрудника регулируется законодательством и внутренними документами компании.
Автор имеет многолетний опыт в разработке и оформлении различного рода документов, обладает практическими знаниями в области делопроизводства и документооборота. Задавайте свои вопросы в комментариях и Вы обязательно получите ответ.
Как написать регламент?
На каждом предприятии существуют документы, регламентирующие деятельность этого предприятия. Например, регламент бизнес-процесса разрабатывается для того, чтобы каждый сотрудник, задействованный в каком-либо бизнес-процессе, хорошо понимал, что он должен делать, как и когда, и что должно получиться у него в результате. Или, например, регламент взаимодействия подразделений нужен для того, чтобы отделы или подразделения компании передавали друг другу информацию или документы в определенном порядке или по установленным правилам. Для руководителя этот документ — один из главных инструментов управления. Правильно составленный регламент помогает достичь нужного результата в заданный срок. Каким же должен быть регламент бизнес-процесса?
Требования к регламенту
Критерий эффективности регламента — его доступность для исполнителя. Если менеджер детально распишет все составляющие процесса, но его подчиненные ничего не поймут — будет ли толк от такого документа?
Поэтому при составлении регламента нужно учитывать 3 основных принципа:
- Регламент пишется на основании модели (схемы) бизнес-процесса. Причем качество регламента прямо зависит от того, насколько тщательно проработана схема.
- Регламент имеет структуру. определенную моделью бизнес-процесса. Все основные пункты схемы бизнес-процесса должны присутствовать в регламенте, все они важны, и мы поговорим о них в следующем разделе.
- Регламент должен быть написан сухим, официальным языком. Не стоит бояться канцеляризмов — гораздо важнее избежать двусмысленности. В документе используют только простые, короткие предложения с прямым порядком слов (подлежащее — сказуемое). Формулировки должны быть однозначными. Все термины и аббревиатуры следует расшифровать. Для этого составляется список терминов и определений.
Самые частые ошибки в регламенте:
- Слишком большой объем. Оптимальный размер — не более 5-7 страниц.
- Сложный текст, длинные составные предложения.
- В терминах и названиях использованы синонимы. Одна и та же операция или документ должны на протяжении всего регламента называться одним и тем же словом.
- Использованы сокращения без расшифровки.
- Не обозначены конкретные исполнители.
- Не все шаги описаны. Возможно, отдельные действия покажутся составителю очевидными — но их все равно нужно описать.
Регламент должен быть понятен любому сотруднику компании — как опытному работнику, так и новичку.
Структура регламента
Хороший регламент содержит описание входа и выхода бизнес-процесса (с чего начинается и чем всё должно закончиться), требования к содержанию и качеству работ, обязанности и ответственность каждого исполнителя, способы передачи информации.
Разработчику регламента удобно описывать бизнес-процесс в форме таблицы, разложив его на отдельные операции (в соответствии с моделью):
Но сотруднику будет трудно сориентироваться в такой таблице, а тем более работать по ней. Поэтому обычно регламент представляет собой многоуровневый список.
Основные пункты регламента:
- Общие положения. Здесь определяют назначение документа (цель бизнес-процесса).
- Термины и определения. В этом пункте приводят расшифровку терминов.
- Сокращения. Здесь необходимо расшифровать все используемые в тексте сокращения.
- Условия и ограничения. Здесь следует описать условия, при которых начинается процесс (в каком случае он происходит), требования к результату и ограничения — когда можно отступить от требований документа и как нужно действовать в этих случаях.
- Требования к процедурам. В этой части подробно описывают все операции, входящие в бизнес-процесс, — кто, когда, что делает, что будет результатом, требования и комментарии.
- Ответственность. Кто и за что отвечает.
- Контроль. Кто и как контролирует результаты.
- Приложения: схема бизнес-процесса, формы документов и т.д.
В заключение приведем пример регламента:
Регламент бизнес-процесса «Аттестация персонала»
1. Общие положения.
1.1 Цель — дать оценку уровню квалификации работника, оценить соответствие работника занимаемой должности.
1.2 Порядок утверждения, внесения изменений и дополнений.
2. Основные термины и определения:
Аттестация — определение квалификации, уровня знаний и умений работника предприятия.
4.1 Сроки проведения аттестации….
4.2 Состав аттестационной комиссии…
4.3 Аттестации подлежат….
4.4 Аттестации не подлежат…
5. Порядок проведения аттестации.
5.1 Подготовка к аттестации включает в себя…..
5.2 График аттестаций составляется…..
5.4 … (подробно описываются все стадии процесса в соответствии с моделью, если видов аттестации несколько — для каждого вида)
6. Ответственные лица (указывается состав аттестационной комиссии и лица, отвечающие за проведение аттестаций).
7. Приложение (схема процесса, форма приказа об аттестации, формы аттестационных листов и т. д.)
Навигация по записям
Источники: http://www.astromeridian.ru/psy/kak_napisat_reglament_raboty.html, http://hw4.ru/doc-regulations-harmonization, http://pro-document.ru/kak-napisat-reglament/
Комментариев пока нет!
Поделитесь своим мнением