Как правильно вести электронную почту



Как вести деловую переписку по электронной почте

Опубликовано: 25 декабря 2012

На самом деле, статей о том, как вести деловую переписку, — пруд пруди. Я не расскажу вам чего-то очень уж оригинального. Но сколько бы ни было статей на эту тему, а всё равно она остаётся злободневной, и всё равно нам приходится с прискорбной регулярностью получать письма, которые описанным рекомендациям никак не соответствуют.

Многие к электронной переписке относятся небрежно и строчат письма спустя рукава, не задумываясь и не пытаясь соблюсти даже отдаленное подобие этикета. А зря! По электронному письму можно сделать немало выводов о его авторе — насколько этот человек вежливый, грамотный, вдумчивый и, в конце концов, насколько он адекватный.

Ниже я напишу несколько простых советов, как вести деловую переписку.

1. Пишите осмысленные заголовки к письму

Осмысленные — это не в духе «Привет!» или «Как дела?». В теме письма должна отражаться главная мысль письма. Например, если речь пойдет о том, когда необходимо сдать визитки в печать, заголовком уместно указать «Сроки сдачи визиток в печать». Не ленитесь!

2. Не отправляйте письма без заголовка

Такие письма — это признак жуткой лени. Кроме того, любая почтовая программа и большая часть адекватных почтовых сервисов и сами будут пытаться подтолкнуть вас к тому, чтоб вы указали тему.

3. Не пишите в заголовке письма само письмо

Жутко раздражает, когда люди пишут письмо в самом заголовке. Не отправляйте писем в духе «Привет! Помнишь, мы вчера общались на тему шин? Так вот…».

4. Если тема общения изменилась — не продолжайте ветку Re:

«Re:» — сокращение от слова Reply, т.е. «ответ». Часто почтовые сервисы и почтовые программы вставляют этот префикс автоматически, когда вы отвечаете на письмо. Многие люди продолжают одну тему переписки бесконечно. В итоге, заголовки к их письмам выглядят как «Re: Re: Re: Re: Re: Re: Re: Re: Re: Re: Re: Re: Re: Re: Re: Re: Re: Re: Re: Re: Re: Re: Re: Re: Re: Re: Re: Как дела?». Хотя в последнем письмо такой переписки очень может быть уже давно ведётся на совсем другую тему.

5. Начинайте письмо с приветствия!

Начинайте письма с приветствия! Можете писать «Привет!». можете писать «Здравствуйте!». Лучше не писать «Добрый день!» или «Доброе утро!» потому что вы не знаете, когда человек получит письмо. И конечно, не нужно писать «Доброе время суток!».

Ещё лучше, в это приветствие включать имя.

Таким образом, вы продемонстрируете, что относитесь к вашему адресату с уважением. А уважение — это вообще очень полезная в деловой переписке штука.

6. НИКОГДА НЕ ПИШИТЕ ПИСЬМА ЗАГЛАВНЫМИ БУКВАМИ

На письме заглавные буквы воспринимаются как крик. Не верите? Вот вам пример письма:

«Привет! Когда вернешь удочки?» — это письмо написал нормальный здоровый человек.

«ПРИВЕТ! КОГДА ВЕРНЕШЬ УДОЧКИ?» — от такого письма бросает в дрожь. Вы понимаете, что если вы не вернете удочки, быть беде.

Есть и ещё один вариант, как не нужно писать письма.

«привет! когда вернешь удочки?» — от такого письма веет меланхолией…

Заглавные буквы в предложениях используют не просто так. Они улучшают читабельность. И, кроме того, это же правила русского языка!

7. Не пользуйтесь многоточиями

В деловой переписке лучше вообще никогда не пользоваться многоточиями. Многоточия — это недосказанность. И на мой вкус — меланхоличность.

«Привет… Я сегодня не приду…»

Когда читаешь такое письмо, невольно проскакивает ощущение, что его автор, возможно, уже никогда не придет.

8. Не пишите на подонковском языке

Не используйте в деловой переписке оборотов в духе «Прет!» (вместо «Привет!» ) или «Дароф!» (вместо «Здорово!» ). Ну и всякие там «Збс» и «Пипец» тоже не стоит использовать.

9. Не пишите цветные буквы

Не нужно присылать письмо с раскрашенными буквами в тексте письма. Деловое письмо — это не тетрадка отличницы.

10. Когда же можно писать «Вы» с большой буквы?

Когда вы обращаетесь к человеку в письме на «Вы» — писать это слово с большой буквы можно! И знаете, даже нужно.

11. Подписывайте письма

В конце письма не ленитесь ставить подпись. В подписи обязательно указывайте имя и фамилию, а перед этим уместно сделать приписку «С уважением» или «С наилучшими пожеланиями». Один мой коллега подписывает письма так: «Улыбаясь».

Но если не хотите оставлять пожеланий — не нужно. Это не догма. А вот имя и фамилию оставлять стоит.

12. Оставляйте дополнительные контактные данные

В конце письма, под подписью, оставляйте контактные данные! Как минимум телефон. А лучше — весь набор (скайп, сайт, телефон, ICQ).

Вот и всё! Казалось бы — ничего сложного. Никаких тут откровений нет. Но если вы будете вести деловую переписку с оглядкой на эти советы, уверен, в вашей жизни случатся скорые и разительные перемены к лучшему!

Как создать электронную почту

Современный мир развивается очень быстро, появляются новые технологии и возможности. Так на смену обычным рукописным сообщениям пришли электронные. Все плюсы очевидны, а минусов практически нет. Наверное, каждый помнит, чего стоило отправить письмо в другой город, для этого надо было без ошибок заполнить лист, после чего правильно оформить конверт и отстоять длинную очередь в почтовой службе.

Теперь нам предлагается общение в интернете, электронная почта имеет массу достоинств, вот основные из них:

  1. Быстрая доставка письма ( адресат получает сообщение уже в течение нескольких секунд, когда обычной почте необходимо 2-4 недели на доставку в зависимости от расстояния).
  2. Надежность и безопасность информации (сильно уменьшились шансы потерять сообщение, правда аккаунт может быть взломан, но это вина самого пользователя. Ходит много разговоров об утере важной информации на почте, в интернет сетях такого не происходит).

Как создать электронную почту

Не нужно платить деньги (электронная почта существует как в платном, так и в бесплатном варианте, а обычному пользователю вполне достаточно последнего).
  • Мобильность и удобность (сейчас проверить свою почту можно с обычного телефона, для этого даже не нужно подходить к компьютеру).
  • Как создать электронную почту бесплатно и платно

    Для того, чтобы начать общение с помощью электронной почты вам необходимо:

    • Иметь высокоскоростной доступ в Интернет.
    • Знать логин и почтовую службу адресата, т.е. его адрес (об этом будет вестись речь ниже).
    • Зарегистрироваться в специальном сервисе и скачать необходимые программы, если это необходимо.
    • Периодически проверять почтовый ящик, желательно 2-3 раза в день.

    Как вы уже поняли, существую платные и бесплатные сервисы. Итак, как создать электронную почту бесплатно? Для этого вам необходимо всего лишь зарегистрироваться на сайте поставщика услуг, ознакомиться с правилами, после чего начинать общаться с друзьями и коллегами.

    Самые популярные почтовые клиенты в Рунете, это Yandex.ru, Mail.ru, Rambler.ru. регистрация на каждом сайте практически не отличается, но все же мы приведем подробную инструкцию в следующем пункте.

    Кстати, перед тем как создать электронную почту, определитесь со своими целями. Дело в том, что интернет обогащен множественными качественными ресурсами, которые позволяют вести общение. Почту лучше всего использовать в деловых целях. Кстати, здесь вы сможете узнать, как написать официальное письмо. А для простого общения используются такие программы и соц. сети, как Skype, vk.com. facebook.com и др. Здесь не так важно писать грамматически и стилистически правильные текста, куда важнее отвечать быстро.

    Итак, для тех кто определился, ответим на вопрос, как создать электронную почту.

    Создать электронную почту на Яндекс бесплатно

    электронная почта бесплатно

    Для начала вам необходимо попасть на сам сайт, предоставляющий услуги. Вот его адрес: www.yandex.ru.
  • В левой области сайта находится специальное окошечко, где находятся два поля — «логин» и «пароль», а рядом текстовая ссылка — «Завести почту», вам следуеют кликнуть именно по ней.
  • Откроется окно регистрации, здесь важно ввести данные в поля, которые помечены красной звездочкой. Это означает, что такая информация является обязательной и без ее предоставления, вы не сможете зарегистрироваться. Введите ФИО, после чего придумайте логин. Он же будет являться основной частью адреса вашей почты. Важно тщательно подойти к этому вопрос, т.к. многие имена уже заняты, вам придется немного подумать. Кстати, логин может включать в себя только латинские буквы, цифры и некоторые знаки. По желанию можно заполнить дополнительные поля, после чего нажмите на ссылку «Далее».
  • Откроется следующее окно, в котором необходимо ввести пароль. Для данной операции выделено два поля, чтобы вы не ошиблись при введении символов. Важно придумать надежный пароль, состоящий не менее чем из 7 символов, иначе сервис выдаст ошибку. С помощью логина и пароля вы в дальнейшем будете заходить на свой аккаунт, поэтому запишите их на отдельном листке, а лучше в специальной тетради.
  • Кроме пароля вам придется выбрать «Секретный вопрос» и ответить на него. Это делается на случай утери пароля. Также вы можете оставить номер сотового телефона, который необходим для той же цели. Введите капчу (символы с картинки), поставьте галочку, подтверждающую то, что вы прочитали правила пользования и нажмите «Зарегистрироваться».
  • Последним шагом необходимо повторно подтвердить номер своего телефона. Нажмите на вкладку «Получить код» и введите его в соответствующее поле.
  • Теперь вы знаете, как создать электронную почту на Яндексе бесплатно, рассмотрим более подробно другие сервисы.

    Создание электронной почты на Mail.ru

    1. Откройте главную страницу сайта — Mail.ru.
    2. В левой части находится окно с надписью «Регистрация в почте», кликните по ней.
    3. Откроется новая вкладка, где вам необходимо ввести следующие данные: ФИО, дату рождения, пол, логин (почтовый ящик), город, номер сотового телефона и пароль.
    4. Также вам предложат выбрать домен (например, mail.ru, bk.ru, list.ru и др.)
    5. После этого вам осталось кликнуть по ссылке «Зарегистрироваться». Система выдаст характерное сообщение, подтверждающее, что регистрация успешно завершена.

    И за данной статьи вы узнали, как создать электронную почту, после этого вы можете установить на компьютер или телефон специальное программное обеспечение, упрощающее работу с почтой.

    Как правильно вести деловую переписку?

    В электронной переписке - и деловой, и личной - не стоит забывать о некоторых простых правилах сетевого этикета, которые сделают общение по почте более эффективным.

    Тема письма - существенный атрибут электронной переписки. Это краткая презентация основной мысли вашего письма, которая впоследствии поможет адресату быстро найти нужную информацию в своей почте. Указывая в письме заголовок, мы демонстрируем свое уважение к адресату.

    Если вы пишете незнакомому человеку, то тема - это первое впечатление о вас. Ее формулировка должна отражать основной смысл вашего письма, но при этом не быть слишком общей. Например, не стоит начинать важное деловое письмо темой «Добрый день». За этим бессмысленным, с точки зрения функций, которые выполняет тема письма, обращением, может стоять все что угодно. А чаще всего - спам. Поэтому вряд ли ваш адресат оценит всю важность той информации, которую вы хотите ему сообщить.

    Указание темы впоследствии облегчит вашему адресату поиск письма в своем почтовом ящике. Мы не всегда помним фамилии и имена тех, с кем переписываемся: у каждого из нас обязательно найдется несколько писем от тех, с кем пришлось взаимодействовать лишь однажды. И тогда тема может стать ключом к возобновлению контакта.

    Да и в случае с хорошо знакомыми вам людьми тема письма не будет лишней. Как найти нужное письмо от секретаря Натальи или коллеги Марины, если у вас в ящике их сотни? И в этом случае тема может стать единственным ключом к нужной информации.

    Если вы отвечаете на послание, но меняете тему переписки, поменяйте тему, а еще лучше - создайте новое письмо. Указание темы - самый простой способ сохранять нить беседы, поэтому смена предмета общения без соответствующего изменения в соответствующем поле может затруднить ваше общение.

    Длина письма должна отражать стиль вашей беседы: если вы рассчитываете на быструю реакцию, сообщение должно быть сформулировано коротко и по существу. С одной стороны, современные средства связи позволяют получить письмо чуть ли не до того, как вы закончили его писать. С другой - ваш адресат не обязан все время находиться возле компьютера и немедленно читать всю входящую почту. Поэтому, если письмо действительно важное, и вы ждете на него ответ, напишите об этом в конце письма. А если вы ждете ответ немедленно, то лучше всего сказать об этом адресату по телефону или лично.

    В интернете считается неприличным писать сплошь прописными буквами. ВОТ ТАКОЙ ТЕКСТ равноценен грубому крику. И, поскольку это известно любому мало-мальски опытному пользователю, сообщения, написанные прописными буквами, говорят о том, что их автор в интернете новичок и с элементарными правилами поведения в информационной среде не знаком.

    Не стоит перебарщивать и с элементами оформления - жирным текстом, курсивом, цветными шрифтами. В конце концов, вы пишите не иллюстрированную брошюру, а важное деловое письмо, и нужно избегать всего, что мешает восприятию текста.

    Мы давно уже привыкли выражать свои эмоции смайликами - веселыми, игривыми, печальными, - но в деловой переписке они могут быть уместны только в том случае, если вы хорошо знаете адресата (адресатов) и уверены, что эмоции в вашем общении будут уместны.

    По имени? Или по имени и отчеству? Традиции русского делового письма, однозначно говорят в пользу имени-отчества. Но и здесь все не так просто. Понимание того, как должна выглядеть деловая переписка у менеджеров и у языковедов совершенно разное: языковеды считают, что современный деловой русский язык теряет всю свою красоту и уникальность, поддаваясь влиянию западной культуры письма. Менеджеры же уверены, что это естественный процесс, в котором неудобный и громоздкий официальный стиль сменяется легким и понятным. Использование только имени в деловом общении связано еще и с тем, что бизнес стремительно молодеет: странно слышать, когда 27-летний владелец компании обращается к своему 25-летнему топ-менеджеру «Николай Степанович».

    При выборе обращения общее правило таково: если вы пишите в западную компанию, или организацию, ориентированную на западные бизнес-ценности, то обращение просто по имени будет вполне уместным. А в госучреждения и предприятия, которые сохранили свой стиль с советских времен, лучше писать, обращаясь по имени и отчеству.

    «Странные вопрос - конечно же «Вы» с прописной буквы!» - подумают многие. «Вы» с прописной буквы используется при обращении к одному адресату, когда автор письма хочет подчеркнуть свое уважительное отношение к нему. Казалось бы, правило отлично подходит к деловой переписке. Однако загвоздка в том, что переписка эта - электронная, и происходит она в интернете. Именно поэтому Институт русского языка не считает сообщения электронной почты личными письмами в традиционном смысле слова. В рекомендациях по использованию обращений в интернете четко написано: «Поскольку большинство текстов интернета не соответствуют условиям написания Вы с прописной буквы (сообщения электронной почты не являются личными письмами в традиционном смысле слова), можно рекомендовать написание вы, ваш при обращении к читателям / посетителям страницы в интернете со строчной буквы».

    Другое дело, что далеко не каждый об этом знает. И, вполне вероятно, примет вашу грамотность за неуважение к себе. Так что выбор между взаимопониманием и строгим соблюдением правил русского языка - за вами.

    Большинство почтовых программ поддерживают автоматическое цитирование всей предыдущей переписки при ответе. И это неслучайно: адресат может и не помнить содержания всех предыдущих писем. Отрывки из предыдущих писем помогут ему быстрее сориентироваться. А значит - позволят вам сэкономить время, и его и свое.

    Но цитировать стоит только необходимый минимум. Согласитесь, очень раздражает, когда к вам возвращается ваше же трехстраничное послание, в конце которого стоит приписка «согласен». Или еще хуже - «+1». Цитируйте только ту часть первоначального письма, которая поможет сделать ваш ответ более ясным. Лучшему восприятию помогает визуальное отделение текста ответа от цитируемого отрывка. Традиционный способ - знак «>», но можно использовать любые другие понятные способы визуального отделения.

    Подпись позволяет идентифицировать вас и дает адресату альтернативные способы связаться с вами (обычно указываются факс и телефон), а иногда ваша подпись может оказаться единственным средством для адресата понять, кто вы.

    Считается, что оптимальная длина подписи - от четырех до семи строчек. Традиционно она включает в себя ваше имя, фамилию, должность, название организации и контактную информацию (телефон, мобильный, факс).

    Использование афоризмов, цитат, смешных выражений в подписи к деловому письму не исключается, но далеко не всегда уместно. С одной стороны, это подчеркивает вашу индивидуальность, а с другой - такой текст может оказаться неуместным и в лучшем случае вызвать недоумение адресата, а в худшем - оскорбить его. Поэтому, придумывая фразу для подписи в деловом письме, избегайте любых тем, связанных с религией, национальностью, политикой, сексом - всех тех, которые могут показаться оскорбительными. Вряд ли вам сообщат, что вы кого-то обидели своей подписью, но на отношении к вам, как к деловому партнеру, это определенно скажется.

    Источники: http://popel-studio.com/blog/article/kak-vesti-delovuju-perepisku-po-elektronnoy-pochte.html, http://sovetisosveta.ru/kak-sozdat-elektronnuyu-pochtu.html, http://delovoymir.biz/ru/articles/view/?did=9972




    Комментариев пока нет!

    Поделитесь своим мнением