Как правильно вести совещание



Совещание – один из важных инструментов менеджмента. Грамотный менеджер никогда не будет злоупотреблять этим инструментов, но в то же время воспользуется им в случае необходимости. Именно такое качание на весах в вопросе с совещаниями и является оптимальным. Ниже мы рассмотрим, какие бывают совещания, когда их лучше всего проводить. и насколько они бесполезны.

Совещания бывают следующего вида. плановые, отчетные и внеплановые (экстренные). Каждый из них имеют свои цели и функции. Разберем по-порядку.

Отчетные совещания нужны в первую очередь для самопиара. В них обычно говорится о результатах определенного финансового периода, подводятся итоги работы по запланированным проектам. Сами руководители всегда знают эту информацию и без подобных отчетов. Но они необходимы для их подчиненных, прессы и т.д. В то же время проводить отчетные совещания каждый месяц – бессмысленно. Особенно если результата как такового нет, а есть показатели.

Плановые – пожалуй, самый бессмысленный вид совещаний. Они проводятся не потому, что необходимы, а из-за того, что запланированы. Например, в планах стоит – каждую среду проводить совещание с руководителями всех подразделений. И все, отрнываясь от своих обязанностей, будут вместе собираться и о чем-то говорить. Даже тогда, когда говорить особо не о чем. Подобные плановые совещания обычный пережиток советского времени. На совещании нужно решать конкретные проблемы, а не перетирать уже известные факты.

Внеплановые (экстренные) совещания. Собираются лишь в случае необходимости. Самые необходимые. Цель таких совещаний простая – с помощью «мозгового штурма», обмена мнениями решить возникшую проблему.

Есть несколько типичных ошибок, которые допускают начинающие менеджеры-руководители во время проведений совещаний. Чтобы не допускать их достаточно соблюдать несколько простых правил.

1. Личные вопросы решаются лично. Если есть тема, которая касается только вас и конкретного работника, ее можно обговорить с глазу на глаз, без посторонних. Причем во время рабочего процесса, не отрывая остальных людей.

2. Не использовать совещания как способ наказания. Если вы собираете совещание, лишь для того, чтобы рассказать всем, насколько плохой работник один из присутствующих – значит вы плохой руководитель. А если этот работник и вправду настолько плох, что для этого надо собирать совещание – то его проще уволить.

3. Планируйте совещание заранее. Каждый раз, приходя на собранное совещание, вы четко должны знать зачем его собрали и что будете говорить.

4. Совещание – это диалог. Совещания собираются для того, чтобы обсудить какую-то проблему или подвести итоги об отчетном периоде. И в совещании принимают участие все его члены. Если же говорит только один человек, то это не совещание, а обычный доклад.

5. Плановых совещаний не бывает. Если вы собираетесь лишь потому, что так указано в плане, то попросту бесполезно тратите время. Не путайте это с отчетными совещаниями, где подводятся итоги за обычный период.

6. Время – деньги. Но главное, помните знаменитую американскую формулу, выведенную Бенджамином Франклиным – «Время, деньги». А совещание, это всегда потеря времени, то есть денег. И перед тем как его собирать, подумайте, окупят ли те результаты, которые вы можете на нем получить денежно-временные затраты. Если нет, то собирать такое совещание нельзя.

Что же будет, если все эти правила не будут соблюдаться? Ваши подчиненные начнут воспринимать все совещания как очередную отмазку от работы, или способ поскучать или, более того, начнут бояться совещаний. В итоге выльется все это в то, что они будут сидеть и молчать, стараясь лишний раз не высказывать свое мнение. И смысл совещания отпадает сам собой.

Как проводить совещания?

Совещание – это инструмент управления, посвященный обсуждению рабочих вопросов. В наше время не каждый руководитель четко понимает, как проводить совещания и в каких случаях использовать этот распространенный управленческий инструмент, чтобы он приносил результат. Большинство проводимых совещаний являются пустой и неэффективной тратой времени, именно поэтому большая часть сотрудников с недоверием и сомнением относятся к ним.

Задачи проводимого совещания обычно сводятся к передаче информации, оценке реакции рабочего коллектива и ситуации в целом, выработке совместных действий и принятию коллективного решения. Правильная организация совещаний позволяет руководителю легко и быстро решить поставленные вопросы.

Положительные аспекты совещания

  • Данный инструмент управления при правильном проведении обеспечивает лояльность всех работников, принимающих участие в совещании, к его решению. Даже при авторитарном стиле управления большая часть участников станет уважительно относиться к принятому коллективному решению.
  • Обычно совещание привлекает дополнительные ресурсы для решения конкретной задачи или вопроса. Правильно проведенное совещание расширяет проблему в сложившейся ситуации и увеличивает варианты её решения.
  • Данный инструмент позволяет быстро узнать о потребностях и настроениях сотрудников, о происходящем в компании и её проблемах, об отношении работников к руководству и многое другое.

Конечно, проведение совещаний требует затрат времени как сотрудников, так и руководящего состава, что порой создает неудобства, однако правильная организация обычно сокращает время проведения максимум до полутора часов.

Ошибки в организации совещаний

  • Отсутствие четкой постановки цели. Организатор должен осознавать, какой результат он хочет достичь по окончании совещания. Для эффективности нужно поставить конкретные задачи и определить цель.
  • Неполная подготовка к совещанию. Давайте рассмотрим на примере: ваша компания хочет изменить у персонала отношение к системе финансирования. Цель – это повышение лояльности. Сотрудникам заранее раздаются материалы, в которых изложены вопросы, требующие обсуждения. Однако в данных материалах отсутствует грамотно составленная вступительная статья, которая должна доступно объяснить позицию руководства по данным вопросам. В результате время совещания потрачено на разъяснение недопониманий по данным задачам, а цель не достигнута.
  • Размытые границы совещания – это отсутствие четких временных рамок. Непродуманный инструмент управления может растянуться на неопределенное время благодаря непродуманности всей структуры.
  • Отсутствие мотивации и опыта у ведущего совещания. Обычно такая ситуация происходит, когда высшее руководство обязует руководителей отделов проводить еженедельно планерки, а отсутствие опыта и непонимание правильного использования данного инструмента приводит к отсутствию нужных результатов, и это является пустой тратой времени для всех в целом.
  • Несоответствующая цель. Подготовка совещания предполагает использование данного инструмента по назначению. Очень многие при проведении совещания тратят время на неадекватные цели. Например, в одной компании генеральный директор, надеясь повысить у руководителей среднего звена навыки в управлении своими подчиненными, тратил на это 4-5 часов еженедельно, не обсуждая других, более важных для компании вопросов.
  • Противоречие целей и методов данного инструмента. Например, при постановке вопроса о принятии совместного решения руководитель совещания тратит на собственный монолог более часа. В конце, когда все устали, он предлагает обсудить вопрос, требующий коллективного решения. В результате конструктивного обсуждения не получается, так как все уже устали и поскорее хотят вернуться к своей работе.

Методы проведения совещания

Существуют разные методы проведения совещаний. Одни более эффективны, другие менее. Давайте рассмотрим основные, наиболее часто применяемые методы, помогающие в решении первостепенных задач.

  • Обмен мнениями. В этом методе каждый участник совещания высказывается или отвечает на конкретный вопрос по заданной теме. Например: «Ваша оценка в отношении рисков для данного проекта».
  • Доклад – это выступление одного участника по определенной теме. Важно ограничить время доклада, это не более 10 минут. Если время, затраченное на выступление, будет больше, то внимание слушателей рассеется и информация не будет усвоена в полном объеме.
  • Обсуждение – это когда любой желающий сотрудник берет слово для высказывания собственного мнения по обсуждаемому вопросу. Этот метод не обязывает всех участников к выступлению. Данный инструмент очень эффективен при наличии спорных вопросов у коллектива.

Мозговой штурм – в этом методе все участники хаотично придумывают решения для конкретно поставленной проблемы. Основная задача этого инструмента – собрать как можно больше мнений и идей по решению конкретного вопроса. В будущем, из полученного многообразия выбираются варианты, наиболее подходящие для конкретной задачи. Это метод использует весь групповой ресурс и позволяет творчески подойти к решению сложного вопроса.

Конструктивное совещание

В совещании существуют два момента, которые необходимо держать под контролем ведущему. Первое – это предмет совещания, который необходимо согласовать или донести до всех участников. Второе – это отношения между всеми сотрудниками, участвующими в совещании.

План совещания делится на несколько этапов, которые ведущий должен учитывать:

  • Подготовительный этап - здесь ведущему необходимо настроить участников на плодотворное взаимодействие и выдать необходимую информацию.
  • Начало совещания – задается тон совещания и формулируются цели и тема.
  • Основная часть – на данном этапе озвучиваются задачи и вопросы, а также обеспечивается рабочий процесс, способствующий принятию решений по необходимым вопросам.

Завершение совещания – здесь обычно оглашается решение или выдается копия в письменном виде каждому участнику, а также важным является эмоционально-дружеское завершение процесса взаимодействия между всеми участниками.

Эффективно провести любое совещание не так уж и сложно, главное - четко придерживаться составленного плана, а именно:

  • Четкая постановка цели;
  • Определение приемов проведения совещания;
  • Установление времени начала и окончания совещания;
  • Оставить время для вопросов и личных высказываний участников;
  • Определить лимит выступления для себя и принимающих участие сотрудников.

Как правильно провести совещание (собрание)?

Ситуация следующая: меня повысили в должности и с новой, более престижной должностью появились не только дополнительные возможности, но и обязанности, и совещание одно из них. Как правильно провести совещание, чтобы повысить боевой дух коллектива и сделать его работу более качественной, слаженной что ли?

Ответов: 1

Совещание - собрание коллектива для решения, обсуждения каких-либо текущих вопросов. На совещании обычно выслушиваются мнения всех участников и в конце-концов приходят к коллективному решению крупной проблемы или нескольких мелких вопросов.

Прежде всего нужно знать, что совещание не обязательно должен проводить сам руководитель или высший по должности, лучше назначить на эту должность человека, который наиболее компетентен в обсуждаемой проблеме. Только такой человек сможет принять действительно общее решение, которое будет полезно как компании, так и удовлетворит всех участников собрания.

Далее запомните, что совещание не должно быть спонтанным и загадочным. Что это значит? Заранее предупредите коллектив как насчет даты проведения совещания, так и насчет темы. Пусть люди готовятся по теме совещания заранее, так у Вас будет больше интересных идей и мыслей.

Чтобы все вопросы не решать в один день, сделайте совещания короткими, но регулярными. Ведь бывают случаи, когда Вы накопите множество проблем, а потом часами ищете решение, затягивая одно совещание на несколько часов. Попробуйте решать проблемы по мере их появления.
Например: ежедневно, на 15 минут у Вас будет собрание по текущим делам.

Если для решения проблемы Вам необходимо обсудить ее с одним человеком, то не нужно организовывать из-за этого целое совещание. Вызовите этого человека и поговорите с ним по вопросу.
Также, Вы должны полностью представлять, что будете обсуждать на собрании. Если Вы в чем-то не уверены и тем более не знаете, зачем конкретно проводить совещание, лучше перенести его на другую дату.

Все это больше связано с организационными вопросам, но и они очень важны. Теперь что стоит знать человеку, который занимается проведением совещания?
1.Совещание всегда начинается и заканчивается вовремя. Если Вы выделили для обсуждения вопроса 1 час, соизвольте закончить его ровно за 1 час. Также, если по-расписанию совещание начинается в 12, не опаздывайте, не позволяйте, чтобы в коллективе появилось мнение о несерьезности данного мероприятия.

2.Не старайтесь самостоятельно вести совещание и только говорить. Это прежде всего коллективное решение, поэтому Ваша цель дать слово каждому участнику совещания высказаться, а наиболее интересные, высказанные идеи, записать, чтобы в конце их озвучить, подвести итог.
Также, не позволяйте очень долго высказываться одному человеку - всегда в коллективе есть такой человек (или несколько), который перенимает инициативу в свои руки и навязывает свое мнение другим.

3.Ваша цель задать тон совещания. Вы должны озвучить проблему, рассказать, как Вы сейчас с ней боритесь и уже потом передать слово коллективу, а сами в это время внимательно всех выслушиваете.
Если вопросов, которые необходимо решить, несколько, то переходите от одного к другому постепенно. Лучше начать с более легких вопросов, а затем прийти к более важным и сложным, как бы подготавливая участников собрания.

4.Во время совещания можно отвести время и отдельно поблагодарить, похвалить тех участников группы, которые в последнее время проявили особую активность и чья деятельность сказалась на успехе компании. Укажите каждого человека, которого есть за что хвалить и не забудьте упомянуть, что именно он сделал (для этого, конечно, нужно следить за тем, что происходит в коллективе).
Это вызовет больше уважения к Вам, Вас будут больше уважать ведь Вы не просто руководите, но еще и следите. Кроме того у других участников группы будет стимул работать лучше, чтобы заслужить даже словесного поощрения.

5.Не бойтесь признать свои ошибки. Если в последний месяц по Вашей вине компания несет убытки или в целом что-то идет не по плану, признайте свою вину, а не сваливайте ее на кого-либо еще. Это вызовет большее доверие к вам, как к организатору.

6.Если во время совещания ситуация накалилась, возник конфликт между участниками, можно немного разрядить обстановку и отойти от темы. Позвольте всем немного успокоится. Заранее продумайте интересную историю на этот случай, ведь неизвестно, когда он возникнет. Случай может быть как связан с коллективом, так и просто, из жизни.

7.Если собрание затянулось и люди уже немного подустали, то выделите немного времени на перерыв. Возможно, в это время к ним придут новые идеи.

8.Нередко бывают случаи, когда начиная обсуждение с одной темы, как-то плавно оно переходит на другую. Если такое возникает на совещании Вам необходимо немедленно вмешаться и вернуть разговор в прежнее русло. Вы собрались не на базар, а решать важные вопросы. Это не значит, что в совещании нет места для шуток - есть, но они должны быть уместными.

9.Не теряйте нить собрания. У каждого обсуждаемого вопроса должно быть начало, обсуждение и его решение. Поэтому, как только по вопросу все высказались, Вы озвучиваете все идеи, что Вам понравились и Вы записали, уточняете у коллектива насколько правильно все записано, согласны ли они с этим, и переходите к следующему вопросу.
Если вопрос один и он большой, то только в конце совещания Вы подводите итог.

10.Важно не просто обсудить что-либо с коллективом, но еще важнее определить сроки, в которые нужно решить определенную проблему. Поэтому, обязательно согласуйте после каждого решения насколько быстро его необходимо воплотить в жизнь. Для этого назначьте одну конкретную задачу каждому участнику группы. Или, разделите коллектив на группы, и каждая группа будет заниматься своим вопросом до определенной даты.

11.Во время совещания Вам ни в коем случае нельзя переходить на личности, пытаясь навязать кому-либо свое мнение. Вы должны обращаться к группе, а не к конкретному человеку, если конечно к нему нет каких-либо личных вопросов. Поэтому, приводите объективные, аргументированные доводы, чтобы убедить коллектив, что такое решение наиболее рациональное.

12.Если Вы знаете, что сказанные Вами слова резко настроят людей против Вас, то лучше не произносить их вслух и остаться при своем мнении. Ваш авторитет очень сильно может пошатнуться, если Вы скажите что-то, чего от Вас никто не ждет.


Вот так вот непросто на первый взгляд провести обычное совещание (собрание). Однако, если вдуматься, то все оказывается куда проще. Запомните главное:
озвучили проблему, выслушали мнения, огласили решение - все, больше ничего и не надо. Вам главное следить за тем, что говорят, как себя чувствуют люди и в случае чего разбавить атмосферу, сделать перерыв или же напомнить о теме совещания и вернуть его в нужное русло. Первые разы Вам будет несколько некомфортно проводить совещания, но затем Вы привыкните. А мы с Вами прощаемся на сегодня. Удачи!

Ответил: answersall.ru, 2015-08-25 18:48:14 Комментировать [0 ]

Источники: http://basinform.ru/biznec/samoe-glavnoe-o-menedgmente/76-pravila_provedenija_soveshanij.html, http://elhow.ru/rabota/delovoj-etiket/kak-provodit-sovecshanija, http://answersall.ru/question_1919_kak_pravilno_provesti_soveschanie.html




Комментариев пока нет!

Поделитесь своим мнением