Правильно вести журнал приказов

1. На предприятии отсутствует регистрация приказов. Есть ли четкие требования по их регистрации (журналы, книги их форма) и можно ли вести регистрацию в електронном виде, например в Экселе

2. также очень интересует нумерация приказов. допустимо ли к примеру

ну бывает же такое что забыли издать приказ и пошли нумерацию продолжать, а как вспомнили впихнули через дробь.

18 March, 2010 11:29

1. Четкие требования есть.
МІНІСТЕРСТВО ПРАЦІ ТА СОЦІАЛЬНОЇ ПОЛІТИКИ УКРАЇНИ

від 19.10.2005 р. N 09-487

Про реєстрацію наказів щодо особового складу

Усі накази по особовому складу реєструються в книзі реєстрації наказів за формою:

N
з/п
Дата та номер наказу
Найменування /короткий зміст/
Ким написаний
Кому направлено /підпис посадової особи/
1
2
3
4
5

Книга реєстрації наказів повинна бути пронумерована, прошнурована, скріплена підписом керівника та сургучною печаткою підприємства.

Вилучення аркушів з книги не допускається, направлення також.

Записи в книзі мусять відповідати наявності наказів.

Книга реєстрації наказів є документом суворої звітності і постійного зберігання.

Книга реєстрації наказів ведеться працівником кадрової служби, який готує і веде облік наказів по особовому складу.

Заповнення граф необхідно робити коротко відповідно до змісту наказу.

Начальник відділу Управління
кадрового забезпечення

Надруковано:
"Галицькі контракти - Дебет-Кредит",
N 44, 31 жовтня 2005 р.

2. Про требования к нумерации приказов никогда не слышала.

А мы завели себе большую канцелярскую книгу, сделали в ней несколько разделов и ведем в ней всю регистрацию, и приказы, и корреспонденция, и почтовые отправления (оказалось очень полезно!), и даже факсовые отправления. Кстати, на практике ситуации бывают разные, в том числе и недоразумения, вот тогда-то и пригождается регистрация документации.

19 May, 2010 15:12

katrin Автор рядків:
-------------------------------------------------------
> Дело в том, что эта безобидная книжечка
> регистрации приказов архивируется и хранится до
> ликвидации предприятия, а по личному стоставу -
> еще дольше. Номера с дробью не допуск

Не нашла нормативных документов касательно "дробления" номеров. Если кто знает - киньте плз. ссылочку. т.к. я дроблю.
Мало того из ходя из статьи ДтКт "Док. для роботи № 44" где написано следующее: Форму книги реєстрації наказів наведено в листі Мінпраці від 19.10.2005 р. №09-487. Порядок її заповнення наведено у зразку. Така книга є документом суворої звітності і постійного зберігання. Вона повинна бути прошнурована, пронумерована і скріплена підписом керівника і печаткою підприємства. У ній бажано не допускати навіть виправлень, не кажучи вже про вилучення сторінок.; у меня возник вопрос: Я понимаю, що БАЖАНО не допускати виправлень, а если всё же ошибка (вот, пропустила приказ), что делать? Не переписывать же всю книгу. Про вырванные страницы речи быть не может. Как выкрутиться. Можно ли вписать, как говориться, между строк. Ответьте пожалуйста.

19 May, 2010 15:35

Вот ещё нарыла: с сайта ГАРЯЧА ЛІНІЯ КАДРОВИКА
1.Реєстрацію документів у кожному новому діловодному році слід починати з нової сторінки. Як відомо, складовим або навіть єдиним елементом реєстраційного індексу службового документа в журналі чи іншій реєстраційні формі (картотеці, базі даних тощо) є порядковий номер у межах одного діловодного року.
Отже, зрозуміло, що з першого робочого дня нового року запис у кожній реєстраційній формі, зокрема журналі, має починатися з номера 1.
2.Накази нумеруються суцільно 1,2. і т.д. до кінця року, нумерація 10/1 може бути пояснена, якщо накази пишете в Книзі наказів від руки, а сама Книга реєструється в Номенклатурі справ за номером 10, тоді перший наказ буде звичайно 10/1, але це не так звичайно, тому після цифри може бути допустима літера К (кадри) ОС (особовий склад) і інші скорочення, які прийняті у Вашому діловодстві.
3.При нумерації наказів їх слід розрізняти за змістом та в залежності від термінів їх зберігання, визначених Переліком типових документів, що створюються в діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших установ, організацій і підприємств, із зазначенням термінів зберігання документів (затверджений наказом Головного архівного управління при Кабінеті Міністрів України 20.07.1998 № 41).
Накази нумеруються в межах відповідних груп порядковою нумерацією в межах календарного року з додаванням літерної позначки:
- накази з основної діяльності - без літерного позначення;
- накази з особового складу - літера „к”;
- накази про надання відпусток - літера „в”;
- накази з адміністративно-господарських питань, про стягнення, відрядження працівників - літера „а”.
Наприклад, нумерація наказів з основної діяльності буде мати вигляд: № 1, № 2 і т.д. нумерація наказів з особового складу буде мати вигляд: № 1-к, № 2-к і т.д.
4.Формування усіх видів наказів в одній справі – це є порушенням Правил роботи архівних підрозділів органів державної влади, місцевого самоврядування, підприємств, установ і організацій, затверджених наказом Державного комітету архівів України
від 16 березня 2001 року N 16 (зареєстровано в Міністерстві юстиції України, як обов’язковий документ для всіх організацій, незалежно від форм власності, 8 травня 2001 р. за N 407/5598)
(Із змінами і доповненнями, внесеними наказами Державного комітету архівів України від 5 червня 2007 року N 87, від 19 вересня 2008 року N 188).

Там є такий пункт:

"3.2.7. Накази, розпорядження з основної діяльності, про прийняття, звільнення, заохочення, сумісництво працівників установи, про надання відпусток, про накладення стягнень на працівників, про їх відрядження, з адміністративно-господарських питань тощо групуються в різні справи".

У будь-якому разі (незважаючи на кількість наказів, які видаються керівництовом підприємства чи організації) накази з особового складу, які мають строк зберігання 75 р. повинні формуватися (підшиватися) в окрему справу.
А тому і їх нумерація повинна бути окрема. І в номенклатурі справ заголовок справи з такими наказами повинен бути зазначений окремо (з окремим індексом).

Як виняток, якщо наказів з адміністративно-господарських питань (строк зберігання – 3 роки) є незначна кількість, то їх можна формувати в одній справі разом з наказами про направлення працівників у відрядження (строк зберігання їх також 3 роки) .

Как правильно вести журнал регистрации приказов по личному составу (образец)?

Журнал учета приказов по личному составу: практическое назначение

Практическое предназначение журнала приказов по личному составу заключается в систематизации издаваемых в конкретной организации приказов, которая позволяет оптимизировать работу с ними, в т. ч.:

• зафиксировать дату издания каждого приказа;
• обеспечить непрерывность текущих номеров регистрации приказов и др.

Кроме того, соответствующая запись в журнале приказов, сделанная согласно установленному локальными нормативными актами организации порядку, поможет подтвердить правомерность и юридическую силу того или иного документа в случае возникновения спора.

Организация правомочна самостоятельно выбирать, вести отдельный журнал регистрации по каждому виду приказов или фиксировать все приказы по личному составу в 1 документе.

ВАЖНО! Приказы о назначении руководителя, главного бухгалтера и иных лиц, указанных в уставных документах компании, относятся к категории приказов об основной деятельности юрлица, а не к приказам по личному составу (например, п. 1 ст. 40 ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью» от 08.02.1998 № 14-ФЗ).

Правила ведения журнала регистрации приказов по личному составу

Исчерпывающий список книг и журналов учета, которые в обязательном порядке должны вестись кадровой службой, приведен в Перечне типовых управленческих архивных документов…, утвержденном приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558 (далее — перечень № 558). Так, п. «б» ст. 258 перечня № 558 устанавливается необходимость ведения организацией журналов регистрации распорядительных документов по личному составу. Вместе с тем утвержденных на законодательном уровне требований к их оформлению нет.

По общему правилу такая документация должна храниться 75 лет. Для некоторых категорий сведений предусмотрен срок хранения 5 лет. К ним относятся журналы регистрации приказов:

• о дисциплинарных взысканиях;
• ежегодных оплачиваемых отпусках;
• учебных отпусках;
• дежурствах;
• краткосрочных командировках по России и за рубеж.

Правила заполнения журнала регистрации и форму его ведения надлежит утвердить в локальном нормативном акте организации (инструкции или положении по делопроизводству или др.).

При этом за основу можно взять, например, регламент регистрации и индексирования документов, предусмотренный п. 3.2.1 Госсистемы документационного обеспечения управления, утвержденной приказом Главархива СССР от 25.05.1988 № 33.

Форма ведения журнала регистрации приказов

Журнал регистрации распорядительных документов может вестись в любой удобной организации форме:

• на бумажном носителе;
• в электронном виде.

Журнал регистрации приказов не относится к документам, которые надлежит в обязательном порядке оформлять на бумаге. Соответственно, если кадровая служба ведет журнал в электронном виде, используя, например, автоматизированную базу данных или специализированную компьютерную программу, необходимости дублировать журнал на бумажном носителе нет.

Если не возникает производственной необходимости или это не установлено внутренним нормативным актом организации, осуществлять выгрузку такой информации (как разово, так и с определенной периодичностью — в зависимости от целей) с последующей прошивкой и заверкой полученного бумажного документа, например для хранения, также необязательно.

Хранение электронных документов в архиве осуществляется по правилам пп. 2.30–2.33 Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ и других архивных документов…, утвержденных приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526.

Если журнал ведется на бумажном носителе, следует позаботиться о защите его листов от несанкционированного изъятия посредством надлежащей прошивки и скрепления печатью. На наклейке, содержащей заверительную надпись, должны быть указаны:

• количество прошитых листов;
• должность, фамилия, имя, отчество заверяющего лица (руководителя организации или иного ответственного лица, назначенного согласно приказу или инструкции по делопроизводству);
• его подпись.

Правила и образец заполнения журнала

Унифицированного образца журнала регистрации приказов законодатель не предлагает. В связи с этим организация может самостоятельно разработать шаблон такого внутреннего документа или воспользоваться любым из готовых журналов учета приказов, имеющихся в продаже (в т. ч. в электронном виде).

Далее приведем общие рекомендации по ведению журнала на бумажном носителе, основанные на сложившейся практике делопроизводства.

Стандартно титульный лист такого журнала должен содержать сведения:

• об организационно-правовой форме и наименовании организации;
• видах регистрируемых документов (в данном случае это приказы по личному составу);
• дате начала и окончания ведения журнала;
• лице, ответственном за ведение журнала (наименование должности, Ф.И.О.);
• сроке хранения.

Основное содержание журнала определяется организацией по собственному усмотрению. Обычно он ведется в форме таблицы, включающей перечисленную ниже информацию:

• порядковый номер записи;
• дату издания распорядительного документа;
• номер распорядительного документа;
• вид приказа и его краткое содержание (например, приказ о приеме на работу с указанием должности, даты приема, структурного подразделения и т. д.);
• Ф.И.О. работника, в отношении которого издан приказ;
• наименование и реквизиты документа, послужившего основанием для издания соответствующего приказа.

Организация может как дополнить данный перечень сведений, так и сократить его.

Образец заполнения журнала регистрации приказов по кадровому составу вы найдете по ссылке:

Журнал регистрации — пример.

Таким образом, законодатель возлагает на организацию обязанность вести журнал учета распорядительных документов, в том числе по личному составу. Практика показывает, что надлежащее оформление такого журнала способствует оптимизации работы кадровой службы, в т. ч. максимально упрощает поиск необходимых документов.

Унифицированной формы журнала приказов по личному составу на данный момент нет, поэтому каждая организация может использовать самостоятельно разработанный образец, содержащий все нужные реквизиты.

Журнал регистрации приказов по личному составу

Регистрационный журнал — это документ, который обобщает информацию о каких-либо документах, однородных по своему содержанию. Организация для учета входящих, исходящих и внутренних документов используется различные журналы. Некоторые из них являются обязательными к ведению, для некоторых разработаны даже типовые формы.

Например, трудовые книжки должны быть зарегистрированы в книге учета трудовых книжек, образец которой можно скачать здесь .

Платежные ведомости регистрируется в журнале форма Т-53а .

Может быть предусмотрен отдельный журнал для исходящих документов и отдельный — для входящих. Также, как правило, заводится отдельный журнал для распорядительных документов организации — приказов, распоряжений. Если кадровый состав организации широкий, то приказы по личному составу могут регистрироваться в отдельном журнале. Образец такого регистрационного журнала предлагаем скачать по ссылке внизу статьи.

Для приказов по основной деятельности можно использовать журнал, приведенный для скачивания здесь .

Как правильно оформить?

Прежде всего, следует отметить, что приказы по личному составу — это документы распорядительного характера, касающиеся сотрудников организации — приказы о приеме на работу, увольнении, о предоставлении отпуска, о переводах, дисциплинарных взысканиях, поощрениях и т.д.

Каждый утверждаемый приказ должен быть зарегистрирован в данной журнале. В момент внесения регистрационной записи в журнал приказ получает индивидуальный номер, который прописывается на самом приказе. Нумерация у каждой организации может быть своя, для упрощения могут быть использованы, помимо цифр, также и буквенные обозначения.

Лицо, ответственное за ведение журнала регистрации приказов по личному составу, вносит данные о приказе и его содержании в журнал. При этом в должностной инструкции этого лица должна быть зафиксирована обязанность ведения регистрационного журнала.

Типовой формы журнала, единой для всех организаций, не существует, поэтому каждое предприятие разрабатывает свой удобный бланк.

Как правило, в журнал включают следующие графы:

• номер по порядку;
• регистрационный номер приказа по личному составу;
• дата формирования документа;
• содержание документа — о чем приказ;
• лицо, которое подписало приказ;
• сведения об исполнителе;
• сведения о сотрудниках, которые должны быть под роспись ознакомлены с приказом;
• отметка о направлении в дело.

Журнал может иметь и другие графы, его примерный образец можно скачать ниже в формате excel бесплатно. Журнал регистрации можно вести как в электронном, так и в рукописном виде. Он не является обязательным к заполнению, скорее является удобным инструментов для организации документооборота компании.

Журнал регистрации приказов по личному составу образец — скачать.

Источники: http://club.dtkt.com.ua/read.php?13, 438175, http://rusjurist.ru/kadry/kadrovoe_deloproizvodstvo/kak_pravilno_vesti_zhurnal_registracii_prikazov_po_lichnomu_sostavu_obrazec/, http://1000form.ru/zhurnal-registracii-prikazov-po-lichnomu-sostavu/

Поделитесь своим мнением