Как правильно сделать запись в трудовой

Записи в трудовой книжке

Запись в трудовой книжке о военной службе, об обучении

Оформление в трудовой книжке записи о военной службе

В графе 1 раздела «Сведения о работе» проставляется порядковый номер записи, в графе 2 – дата внесения записи (число, месяц, год – цифрами), в графе 3 – период и место службы, например: «С 20.10.2004 по 10.10.2006 находился в рядах Российской Армии», в графе 4 – наименование документа (основания внесения записи) – военный билет, его серия и номер.

Оформление в трудовой книжке записи об обучении

Записи о времени обучения в ВУЗе, начиная с 01.12.2003 года, уже не вносятся в трудовую книжку.

Вносятся сведения об обучении на курсах и в школах по повышению квалификации, переквалификации.

В графе 1 раздела «Сведения о работе» проставляется порядковый номер записи, в графе 2 – дата внесения записи (число, месяц, год – цифрами), в графе 3 – период и место обучения, например: «В период с 03.11.2011 по 24.11.2011 обучался на курсах повышения квалификации в Московском институте открытого образования», в графе 4 – наименование приказа руководителя либо другого документа (основания внесения записи), его дата и номер.

Запись в трудовой о приеме на работу

При приеме на работу в графе 3 раздела «Сведения о работе» указывается полное и сокращенное (при его наличии) наименование организации либо полное наименование индивидуального предпринимателя – его фамилия, имя отчество. Следует отметить, что данная запись не нумеруется.

Затем ниже следует непосредственно запись о приеме: в графе 1 проставляется порядковый номер записи, в графе 2 – дата приема (число, месяц, год – цифрами), в графе 3 - запись «Принят/а в отдел <наименование структурного подразделения> на должность <наименование должности>», в графе 4 – наименование документа (основания внесения записи), его дата и номер.

Запись в трудовой о переводе

При переводе на другую должность внутри одной и той же организации в графе 1 раздела «Сведения о работе» проставляется порядковый номер записи, в графе 2 – дата перевода (число, месяц, год – цифрами), в графе 3 - запись «Переведен/а в отдел <наименование структурного подразделения> на должность <наименование должности>» или «Назначен/а на должность <наименование должности>», в графе 4 – наименование документа (основания внесения записи), его дата и номер.

Временные переводы в трудовую не записываются.

Запись об увольнении, увольнении переводом в трудовой книжке

При расторжении трудового договора в графе 1 раздела «Сведения о работе» проставляется порядковый номер записи, в графе 2 – дата увольнения (число, месяц, год – цифрами), в графе 3 - запись о причине увольнения со ссылками на соответствующие статьи Трудового кодекса Российской Федерации (ст. 77, 81 ТК РФ) или другого федерального закона, в графе 4 – наименование документа (основания внесения записи), его дата и номер. Датой увольнения считается последний день работы сотрудника.

Записи заверяются подписями работодателя или ответственного лица, печатью организации и подписью владельца трудовой книжки.

• Уволен по собственному желанию, пункт 3 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации;
• Уволен по соглашению сторон, пункт 1 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации;
• Уволена по собственному желанию в связи с необходимостью осуществления ухода за ребенком в возрасте до 14 лет, пункт 3 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации;
• Уволен по собственному желанию в связи с выходом на пенсию, пункт 3 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации;
• Уволен за прогул, подпункт «а» пункта 6 статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации;
• Уволен в связи с ликвидацией предприятия, пункт 1 статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации;
• Уволен в связи с неудовлетворительным результатом испытания, часть 1 статьи 71 Трудового кодекса Российской Федерации;
• Уволен в порядке перевода по просьбе работника (либо с согласия работника) в <полное наименование организации>, пункт 5 части 1 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации.

Записи о награждениях

При награждениях за трудовые заслуги в графе 3 раздела «Сведения о награждении (поощрении)» указывается полное и сокращенное (при его наличии) наименование организации либо полное наименование индивидуального предпринимателя – его фамилия, имя отчество. Следует отметить, что данная запись не нумеруется.

Затем ниже следует непосредственно запись о награждении: в графе 1 проставляется порядковый номер записи, в графе 2 – дата награждения (число, месяц, год – цифрами), в графе 3 – запись, чем награжден и за что, в графе 4 – наименование документа (основания внесения записи), его дата и номер.

Образец заполнения титульного листа можно просмотреть и скачать в статье Инструкция по заполнению трудовых книжек .

Скачать

Как правильно сделать запись в дубликате трудовой книжки

Многие сотрудники отдела кадров не раз сталкивались с такой ситуацией, когда сотруднику приходится выдавать дубликат трудовой книжки. Дубликат – это такой же правомочный документ, как и оригинал. Поэтому нужно знать, как сделать запись в дубликате трудовой книжки правильно.

Когда выдается дубликат?

Случаи, требующие выдачи дубликата трудовой книжки, указаны в соответствующих Правилах:

• утрата по вине самого работника (потерял, украли)>
• утрата по вине работодателя (утеряна, уничтожена по ошибке)>
• наличие записей (увольнение или перевод), которые потом признали недействительными>
• непригодность для дальнейшего использования (порвана, обгорела, испачкана).

Иногда у сотрудника или в отделе кадров находится ксерокопия трудовой книжки. Некоторым кажется более естественным решением просто заверить такую копию задним числом и считать ее основанием для того, чтобы выдать дубликат, и именно так и записать в 4 графе (Основание).

Но следует четко уяснить, что копия не является и не может являться основанием для оформления дубликата. Правда, такая копия очень полезна для воспроизведения точного списка всех мест работы, нужных дат и правильной рассылки запросов на выдачу справок, чтобы знать, как заполнить дубликат трудовой книжки.

Основание для дубликата

Основанием для заполнения дубликата трудовой книжки могут служить только оригиналы официальных документов – справки о приеме-увольнении со всех старых мест работы.

Все прежние организации (или государственные архивы) обязаны выдать или прислать справки о работе сотрудника. Эти справки необходимо сохранить: они могут понадобиться, например, для Пенсионного фонда.

В таких справках должны быть указаны точные даты приема-увольнения, все занимаемые должности, а также основания для выдачи справки (лицевые счета и приказы об увольнении-приеме). Необходимо наличие подписи первого руководителя прежней организации (или директора государственного архива) и печати организации. Требуется не печать подразделения, а главная, гербовая.

Заполнение дубликата трудовой книжки требует именно таких справок. Если же прежняя организация была реорганизована, продана или ликвидирована, а правопреемника или вышестоящей организации нет, то вся документация по персоналу должна быть передана в специальный центр документов по личному составу или в государственный архив.

Новый работодатель или сотрудник могут запросить государственный архив той местности, где находилась уже не существующая организация.

В случае реорганизации, изменения названия и формы собственности прежнего предприятия в справке (а потом в дубликате) надо указать прежнее название и юридическую форму предприятия (ООО, ТОО, ИП и так далее), действительное на тот период, когда там работал указанный сотрудник. Данные обязательно заверить современной печатью, даже если название и юридическая форма значительно отличаются от прежних.

Выписка из счета – основание?

В некоторых случаях сотрудники, потерявшие трудовую книжку, просят считать выписку из лицевого счета (СЗВК-4) основанием для оформления дубликата.

Следует помнить, что информация, указанная в СЗВ-К, может быть учтена только для указания общего стажа без разбивки на конкретные периоды. Чтобы подтвердить периоды работы на каждом конкретном месте и записать эти данные в дубликате трудовой, необходимы справки (копии приказов) из всех прежних организаций.

Записи в дубликате

Существуют определенные правила того, как правильно заполнить дубликат трудовой книжки.

В правом углу вверху на самой первой странице (титульной) надо написать «Дубликат».

Затем указать личные данные работника и в 3 графе (Сведения о работе) сделать запись об общем стаже работы (общее количество лет и месяцев) до приема на новое место работы, который подтвержден справками. Здесь не нужно уточнять наименования предприятий, занимаемые должности и конкретные даты.

Потом следует записать конкретные периоды работы:

1. Во 2 графе поставить дату приема (увольнения) на то или иное место работы.
2. В 3 графе записать название прежней организации, подразделение и должность.
3. В 4 графе указать справку с прежнего места, дату выдачи и номер.

Записи о службе в вооруженных силах производятся на основании военного билета – в соответствии с отметками о дате призыва и дате демобилизации. Эти даты надо вписать в дубликат книжки, а в графе «Основание» написать «Военный билет №…>».

Если трудовая книжка утрачена работодателем

При различных чрезвычайных обстоятельствах (общественные беспорядки, стихийные катастрофы, экологические бедствия, крупные аварии) может произойти массовая утрата документации, в том числе трудовых книжек. В этом случае в соответствии с 34 пунктом Правил создается комиссия для установления подлинного трудового стажа работников. Комиссия должна состоять из представителей профсоюзов, работодателей и других сторон.

Должность и стаж работников устанавливается на основе сохранившихся документов (карточка члена профсоюза, справка, расчетная книжка и другие). Если документов нет, то можно найти двух свидетелей, работавших там же, которые подтвердят, что этот сотрудник работал именно в этой организации на указанной должности.

Работа на других предприятиях до поступления к текущему работодателю устанавливается по справкам со старых мест работы. В соответствии с актом комиссии сотруднику выдают дубликат книжки.

Дубликат при недействительных записях

В 33 пункте Правил указано, что если запись о переводе или увольнении признается недействительной, то следует выдать дубликат трудовой книжки и перенести в него все предыдущие записи, за исключением тех, что признаны недействительными.

На титульной странице старой трудовой следует написать «Взамен выдан дубликат» и указать его номер и серию.

Нередки случаи, когда в старой трудовой книжке были допущены различные ошибки и нарушения:

• не были указаны статьи Трудового кодекса,
• приводились неверные ссылки,
• не указывалось сокращенное и полное наименование предприятия,
• использовались сокращения.

Следует ли копировать все старые записи в точности, включая ошибки и нарушения, или можно внести исправления? Опытные кадровики считают, что изменять записи при переносе нельзя, а дубликат должен точно соответствовать старой ТК. То есть надо копировать все, даже ошибки в написании слов и явные нарушения в оформлении официальных документов. Внести исправления можно в соответствующем порядке – созданием новой записи.

Как правильно сделать запись в трудовой книжке

В обязанности каждого кадрового работника входит и ведение трудовых книжек сотрудников. И хотя порядок внесения записей в трудовые книжки строго регламентирован нормативными документами и трудовым законодательством, ошибки при их заполнении встречаются довольно часто.

В этой статье мы рассмотрим такие вопросы:

• как правильно вносить записи в трудовую книжку;
• как в трудовую книжку вносится запись о приеме на работу;
• как внести запись об увольнении в трудовую книжку;
• как исправить или изменить некорректную запись в трудовой книжке.

Как правильно вносить записи в трудовую книжку

Ведение трудовых книжек и внесение в них записей регламентируется Инструкцией по заполнению трудовых книжек, утвержденной постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69, далее - Инструкция.

В этом документе подробно изложен порядок внесения всех записей, отражающих трудовую биографию работника. Такой строгий подход объясняется тем, что именно трудовая книжка является основанием для назначения трудовой пенсии.

В Инструкции устанавливаются и требования к оформлению трудовой книжки. Все записи, вносимые в нее, должны быть сделаны перьевой или гелевой ручкой, можно для этого можно использовать и ручку-роллер, в том числе, шариковую. Чернила, паста или гель должны быть свето- и водостойкими, черного, синего или фиолетового цвета.

Записи в трудовую книжку делаются аккуратно, разборчивым почерком. Грамматические ошибки и сокращения не допускаются. Этот важный документ содержит следующую информацию:

• Сведения о работнике, его фамилию, имя и отчество;
• О датах приема на работу и увольнения;
• О выполняемой работе и занимаемой должности;
• О переводах между подразделениями или на другую постоянную работу;
• Об основаниях увольнения и прекращения трудового договора;
• О поощрениях и награждениях, полученных за трудовые достижения (ч.4 ст.66 ТК РФ).

Помимо этого, в трудовую книжку вносятся сведения о факте переименования организации-работодателя или изменении ее организационно-правовой формы.

Важная информация. Сведения о замечаниях и взысканиях в трудовой книжке не отражаются – их вносят только в личную карточку работника. К исключениям относятся случаи, когда в качестве дисциплинарного взыскания применяется увольнение.

Ведение трудовой книжки – обязанность работодателя по основному месту работы.

В случае, когда сотрудник работает по совместительству, по его желанию такая запись может быть внесена в трудовую книжку. Но вносится она также по основному месту работы на основании приказа о приеме на работу или выписки из него от того работодателя, где сотрудник числится совместителем.

Как в трудовую книжку внести запись о приеме на работу

Запись о том, что сотрудник принят на работу в организацию, должна быть внесена в трудовую книжку не позднее, чем через пять рабочих дней с начала его трудовой деятельности у данного работодателя (ч.3 ст.66 ТК РФ). Порядок внесения такой записи следующий:

• в графу 3 раздела «Сведения о работе» в виде заголовка вписывается полное и сокращенное (при наличии) наименование предприятия. Эта запись порядкового номера не имеет;
• под наименованием организации, в графе 1 раздела «Сведения о работе» проставляется порядковый номер записи. Нумерация записей в разделе «Сведения о работе» трудовой книжки сквозная;
• в графу 2 вписывается дата приема на работу;
• в графе 3 делается запись о приеме на работу с указанием должности и подразделения, например: «Принят на должность ведущего специалиста отдела автоматизации»;
• в графе 4 указывают реквизиты приказа о приеме на работу, его дату и номер.

Образец записи о приеме на работу

Спецпроекты журнала

Обращаем ваше внимание, что при внесении записи при приеме на работу совместителем, наименование работодателя, у которого сотрудник работает по совмещению, в трудовую книжку в виде заголовка не вносится. Но оно должно быть указано в графе 3, непосредственно в записи о приеме на работу по совместительству.

Образец записи о приеме на работу по совместительству

Запись об увольнении в трудовой книжке

Особенно внимательно следует вносить в трудовую книжку записи об увольнении. Причина, по которой было прекращено действие трудового договора с сотрудником, должна быть указана в строгом соответствии с формулировками, изложенными в Трудовом кодексе и соответствующими ссылками на статью, часть статьи, пункт статьи (ст.84.1 ТК РФ).

Формулировка записи об увольнении должна точно совпадать с записью в приказе. Запись об увольнении также вносится в раздел «Сведения о работе». Порядок внесения записи об увольнении следующий:

• в графе 1 нужно поставить порядковый номер записи;
• в графу 2 вносится дата внесения записи, которая должна совпадать с датой увольнения;
• в графе 3 указывается причина увольнения работника;
• в графу 4 вносятся реквизиты приказа об увольнении, его дата и номер.

Под этой записью сотрудник, сделавший ее, указывает свою должность, ставит подпись и печать организации. Под ними должен расписаться сам работник, подтверждая, тем самым, факт ознакомления со всеми записями в трудовой книжке и свое согласие с внесенными записями. Эти строки порядкового номера не имеют.

Образец записи об увольнении в трудовой книжке

Как изменить запись в трудовой книжке

В соответствии с указаниями, изложенными с Инструкцией по заполнению трудовых книжек, нельзя зачеркивать ошибочно сделанные записи в разделах «Сведения о работе» и «Сведения о награждениях». Если необходимо исправить некорректную запись, ее следует признать недействительной. Например, когда ошибка была сделана при заполнении раздела «Сведения о работе», порядок действия будет следующим:

• после последней записи раздела «Сведения о работе» вносится следующая запись под собственным порядковым номером в графе 1;
• в графе 2 проставляется дата внесения записи;
• в графе 3 следует написать «Запись за номером таким-то недействительна» и внести правильную запись;
• в графе 4 указываются реквизиты приказа-основания (о приеме на работу, об увольнении, о переводе).

Образец исправления неверной записи в трудовой книжке

Вложенные файлы

Доступно только авторизованным пользователям

• Трудовая книжка .xls
• Трудовая книжка (фрагмент). Внесение записи о переводе сотрудника после записи об увольнении.doc

Доступно только подписчикам

• Трудовая книжка (фрагмент). Исправление ошибочной записи об увольнении, сделанной в разделе «Сведения о работе». Сотрудник продолжает работать.doc
• Трудовая книжка (фрагмент). Оформление увольнения сотрудника за прогул.doc

Источники: http://working-papers.ru/zapisi-v-trudovoj-knizhke, http://hr-portal.ru/article/kak-pravilno-sdelat-zapis-v-dublikate-trudovoy-knizhki, http://www.kdelo.ru/art/382138-qqq-16-m4-delaem-pravilnye-zapisi-v-trudovoy-knijke

Поделитесь своим мнением